Effektive Employee Survey durchführen: Ein Leitfaden

Measurement is the first step that leads to control and eventually to improvement. If you can't measure something, you can't understand it. If you can't understand it, you can't control it. If you can't control it, you can't improve it. ― H. James Harrington

Egal, was Sie tun oder wie weit Sie gekommen sind, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Wir leben im 21. Jahrhundert, und wenn Sie nicht gerade unter einem Stein leben, wissen Sie, dass das Engagement der Mitarbeiter für das Wachstum eines jeden Unternehmens unerlässlich ist. Es ist der einzige sichere Weg, Ihr Unternehmen in die Höhe zu treiben und dort zu halten.

Es liegt auf der Hand, dass jedes Unternehmen ständig an der Verbesserung seiner Strategien und Verfahren arbeiten muss. Die Organisation mehr und mehr auf die Mitarbeiter auszurichten, ist eine der wichtigsten Aufgaben. Die Frage ist nur, wie man das anstellt?

Ausgehend von jedem neuen Datensatz, der zum Thema Mitarbeitererfahrung auftaucht, steht fest, dass das Engagement der Mitarbeiter komplex ist. Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitermotivation und Arbeitsmoral werden in jedem Unternehmen von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst.

In diesem Fall besteht die einzige Möglichkeit, Ihre Belegschaft zu verstehen, darin, die wichtigsten Anliegen innerhalb des Unternehmens zu ermitteln. Und das kann nur durch Messung oder Quantifizierung verschiedener Aspekte des Unternehmens geschehen.

Hier kommt die Rolle von Mitarbeiterbefragungen ins Spiel.

Warum sind Mitarbeiterbefragungen immer noch der beste Weg, um die Einstellung der Mitarbeiter zu quantifizieren?

Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist kein neues Konzept. Seit Jahrzehnten sind Meinungsumfragen bei den Mitarbeitern ein Teil der Unternehmenskultur. Es ist normal, dass man in der heutigen dynamischen Arbeitswelt skeptisch ist, was ihre Wirksamkeit angeht. Die Wahrheit ist jedoch, dass sie immer noch äußerst effektiv sind!

Mitarbeiterbefragungen können den Weg zum Erfolg und zur Erfüllung von Zielen ebnen, wenn sie effektiv gestaltet werden. Wenn Sie die richtigen Instrumente und Messgrößen verwenden und die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt stellen, kann eine Mitarbeiterbefragung das wirksamste Instrument sein, um Erkenntnisse über die Mitarbeiter zu gewinnen.

Vorteile der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen:

1. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter:

Fördern Sie ein förderliches Arbeitsumfeld, in dem sich Ihre Mitarbeiter selbstbestimmt fühlen. Das einfache Ausfüllen des Fragebogens gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Ansichten, Bedenken und Gedanken zu äußern.

Es gibt ihnen die Gewissheit, dass Sie ihre Stimme hören und ihre Meinung für das Unternehmen von Bedeutung ist.

2. Erleichtert die Kommunikation:

Zuhören ist die Geheimwaffe einer guten Führungskraft. Und Mitarbeiterbefragungen sind sehr effizient, wenn es darum geht, Botschaften zu übermitteln. Wenn regelmäßige Umfragen Teil der Unternehmenskultur werden, werden sie zu einem Kommunikationskanal zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung. Sie verbessern die interne Kommunikation und überbrücken die Kluft.

Wenn die Organisation groß ist, sind Umfragen auch der einfachste Weg, um mit dem oberen Management oder den höheren Behörden zu kommunizieren.

3. Die einzige Möglichkeit, ein Verständnis für Ihre Mitarbeiter zu erlangen:

Sie werden keine Antworten erhalten, bevor Sie nicht die Fragen gestellt haben. Verschiedene Faktoren wie die Fluktuationsrate, das Engagement, die Abwesenheit von Mitarbeitern, die Teilnahme an Veranstaltungen usw. können Hinweise auf die Sorgen der Organisation geben.

Aber nur wenn Sie die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse analysieren, können Sie die aktuellen Probleme richtig erkennen. Erhebungen zeigen die Stärken und Schwächen der Organisation auf. Sie können der Katalysator für organisatorische Veränderungen sein.

4. Der beste Prädiktor für das Verhalten Ihrer Mitarbeiter:

Um ein Unternehmen reibungslos zu führen, müssen Sie das zukünftige Verhalten Ihrer Mitarbeiter verstehen und vorhersagen können.
Fragen wie:

Wie lange sehen sie sich in der Organisation?
Haben sie eine emotionale Bindung an das Unternehmen?
Fördert der Arbeitsplatz die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter?

Die Ergebnisse solcher Fragen können den Personalverantwortlichen wertvolle Erkenntnisse liefern.

Sie können dem Management bei der Planung ihrer Bemühungen zur Mitarbeiterbindung und -bindung helfen. Es wird einfacher, Wege zu finden, um Mitarbeiter zu motivieren, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und das Endergebnis zu verbessern.

5. Weniger bekannte/unbekannte Probleme aufdecken:

Die Verwaltung von Mitarbeitern ist eine gewaltige Aufgabe. In einem Unternehmen passieren viele Dinge, die von der Unternehmensleitung oft nicht bemerkt werden. Wenn diese unterschwelligen oder nicht gemeldeten Probleme über einen längeren Zeitraum andauern, haben sie Auswirkungen auf die Produktivität und Leistung der Mitarbeiter. Mitarbeiterbefragungen können Ihnen helfen, diese Probleme zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

6. Benchmarks setzen

Umfragen sind ein hervorragendes Mittel zur Festlegung von Maßstäben für Unternehmen. Nur so können Unternehmen den Stand des Mitarbeiterengagements wissenschaftlich und objektiv verfolgen.

Sie können auch innerhalb des Unternehmens Benchmarks festlegen. Sie können Ihren Mitarbeitern in bestimmten Abständen immer wieder die gleichen Fragen stellen. Die Rückverfolgung der Antworten hilft Ihnen, den Fortschritt Ihrer Bemühungen zu analysieren.

Ein schrittweiser Ansatz zur Durchführung erfolgreicher Mitarbeiterbefragungen

Ziele für die Umfrage festlegen:

Der erste Schritt bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist ein Brainstorming darüber, was das Unternehmen mit der Befragung herausfinden möchte.

Möglicherweise sollten Sie mehrere Gespräche mit den Entscheidungsträgern und verschiedenen Managementebenen führen, bevor Sie den Zweck der Umfrage festlegen. Machen Sie sich eine Notiz, in der Sie die Erwartungen und die voraussichtlichen Ergebnisse der Umfrage besprechen. Die gesamte Umfrage sollte ein Hauptthema haben, und die Fragen sollten nicht zu mehrdeutig sein.

Sie können die SMART-Zielsetzungstechnik anwenden. Paul J. Meyer hat die SMART-Zielsetzungsmethode in seinem 2003 erschienenen Buch "Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond" beschrieben.

SMART steht für:

Specific (simple, sensible, significant).
Measurable (meaningful, motivating).
Achievable (agreed, attainable).
Relevant (reasonable, realistic and resourced, results-based).
Time-bound (time-based, time-limited, timely, time-sensitive).

Wenn Sie diese Strategie im Hinterkopf haben, können Sie eine Reihe überzeugender Fragebögen zusammenstellen.

ART UND WEISE DER UMFRAGE:

Es gibt verschiedene Kategorien von Mitarbeiterbefragungen, die sich jeweils auf ein bestimmtes breites Gebiet beziehen. Hier sind die gängigsten und unverzichtbaren Arten von Mitarbeiterbefragungen:

Umfragen zum Mitarbeiterengagement

Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit

Erhebungen zur Organisationskultur

Erhebungen zum Geschäftsprozess-Feedback

360-Grad-Feedback-Umfragen

Onboarding-Umfragen

Austrittsbefragungen

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Art der Umfrage. Werfen wir einen kurzen Blick auf die beliebtesten Arten von Mitarbeiterumfragen:

Pulsbefragungen:

Pulsumfragen erfreuen sich in letzter Zeit immer größerer Beliebtheit und sind wohl auch die effektivste Art der Mitarbeiterbefragung. Diese Erhebungen haben in der Regel eine kleinere Bewertungsskala und eine geringere Anzahl von Fragen in der Umfrage. Sie konzentrieren sich oft auf Schlüsselthemen und werden monatlich, vierteljährlich oder sogar wöchentlich durchgeführt. Sie liefern eine schnelle Momentaufnahme des Zustands des Unternehmens, daher der Name "Puls". Sie bieten eine Analyse von Verbesserungen und sind recht effektiv, um das Engagement der Mitarbeiter zu ermitteln.

Kiosk-Umfrage:

Die Mitarbeiterbefragung am Kiosk ist eine schnelle Umfrage, bei der der Kiosk (ein Gerät: Tablet, iPad oder ein spezieller Umfragekiosk im Standalone-Modus) in stark frequentierten Bereichen des Büros aufgestellt wird. Die Mitarbeiter können Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung ein schnelles Feedback geben, indem sie eine Umfrage ausfüllen. Sie können auf eine Reihe von Smiley-Gesichtern tippen, um die entsprechende Frage zu beantworten. Dies ist besonders effektiv in großen Unternehmen, um Trends und Erkenntnisse in Echtzeit zu erhalten.

Jährliche Umfragen:

Die Durchführung jährlicher Umfragen ist die älteste Form der Messung der Mitarbeiterzufriedenheit. Traditionell werden sie von Führungskräften eingesetzt, um Feedback zu erhalten, die Leistung zu messen und das Engagement zu verfolgen. In der Regel handelt es sich dabei um lange Umfragen mit mindestens 50 Fragen. Diese Formen von Umfragen werden allmählich überflüssig. Sie sind jedoch nach wie vor hilfreich, um eine Ausgangsbasis zu schaffen, Benchmarks zu setzen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

Likert-Skala:

Ein weiteres beliebtes Instrument für Mitarbeiterbefragungen ist die 5-Punkte-Likert-Skala von Likert. Sie misst Einstellungen und Meinungen, indem sie eine Reihe von Fragen stellt. Die Befragten müssen eine Skala beantworten, die von "stimme voll und ganz zu" bis "stimme überhaupt nicht zu" reicht.

Wie macht Google das?

Google war in den letzten zehn Jahren der Vorreiter bei der Umsetzung der besten Methoden zur Mitarbeiterbindung. Werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie das Unternehmen seine Mitarbeiterbefragungen durchführt.

So hat Google eine erstaunliche Software entwickelt, um die Einstellung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erfassen. Die Software ermöglichte es den Mitgliedern, einen 10-minütigen Puls-Check zu den folgenden fünf Elementen durchzuführen:

• Psychologische Sicherheit: Die Teammitglieder fühlen sich sicher, wenn sie Risiken eingehen und sich vor den anderen verletzlich zeigen.

• Verlässlichkeit: Die Teammitglieder erledigen ihre Aufgaben pünktlich und erfüllen die hohen Anforderungen von Google an hervorragende Leistungen.

• Struktur und Klarheit: Die Teammitglieder haben klare Rollen, Pläne und Ziele.

• Sinnhaftigkeit: Die Arbeit ist für die Teammitglieder von persönlicher Bedeutung.

• Wirkung: Die Teammitglieder sind der Meinung, dass ihre Arbeit wichtig ist, und bewirken Veränderungen.

Danach findet ein Live-Chat statt, in dem die Testergebnisse besprochen werden. Darüber hinaus stellt Google Ressourcen zur Verfügung, um Teams bei der Verbesserung in diesen fünf Bereichen zu unterstützen.

Gestaltung des Fragebogens:

Hier sind einige zusätzliche Punkte für die Gestaltung des Fragebogens:

1. Halten Sie die Fragen kurz und einfach:

Ihre Mitarbeiter werden die Fragen wahrscheinlich während der Arbeitszeit beantworten. Daher ist es keine gute Idee, die Umfrage zu lang zu gestalten. Sie könnten dadurch irritiert oder abgelenkt werden. Halten Sie die Fragen einfach und vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon. Versuchen Sie außerdem, die Fragen so logisch wie möglich anzuordnen, damit der Übergang von einer Frage zur nächsten fließend ist.

2. Wahrung der Anonymität:

Wenn der Zweck Ihrer Mitarbeiterbefragung darin besteht, ehrliche und verlässliche Daten zu erhalten, ist die Wahrung der Vertraulichkeit und Anonymität eine der wichtigsten Voraussetzungen. Die Antworten auf Online-Umfragen müssen vertraulich und innerhalb der Parameter des Datenschutzgesetzes behandelt werden. Wenn die Befragten wissen, dass ihre Antworten vertraulich sind, hat dies eine psychologische Wirkung auf sie, und die Antwortquoten steigen.

3. Die Häufigkeit der Umfrage:

Umfragen sind nicht nur ein Mittel zur Ermittlung von Antworten, sondern auch ein starker Motor für organisatorische Veränderungen. Um den Fortschritt verschiedener Verfahren und Strategien des Unternehmens zu verfolgen, sollten Umfragen häufig und regelmäßig durchgeführt werden. Die Durchführung regelmäßiger Umfragen hilft Ihnen beim Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Bewertung und Verbesserung.

Erhöhung der Beteiligungsquote:

Ein weiteres Hauptanliegen der Unternehmensleitung ist die Erhöhung der Teilnahmequote an Mitarbeiterbefragungen. Sie investieren viel Zeit und Geld in die Erstellung des Fragebogens. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Teilnahmequoten hoch sind.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Teilnahmequote an Ihren Umfragen erhöhen können:

• Vermitteln Sie den Zweck der Umfrage. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass ihre Antworten wertvoll sind.

• Verschwenden Sie nicht ihre Zeit. Halten Sie die Umfrage einfach, kurz und relevant. Geben Sie den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, eine bestimmte Frage zu überspringen, wenn sie nicht antworten möchten.

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail oder Ankündigung über die Umfrage.

• Seien Sie flexibel und rücksichtsvoll, was die Zeit angeht, die für das Ausfüllen der Umfrage benötigt wird.

• Geben Sie den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie für ihre Teilnahme an der Umfrage geschätzt werden. Fügen Sie am Ende der Umfrage ein persönliches Dankesschreiben hinzu.

• Bieten Sie Anreize. Selbst kleine Anreize können die Teilnahmequote erhöhen.

• Optimieren Sie die Umfrage für verschiedene Kanäle wie Mobiltelefone, Computer usw.

• Bieten Sie eine Option mit offenem Ende an, in die die Teilnehmer ihre Kommentare eintippen können.

Nach der Umfrage:

Mit der Erstellung des Fragebogens und der Durchführung der Umfrage ist noch nicht einmal die Hälfte der Schlacht gewonnen. Die eigentliche Arbeit beginnt erst nach dem Sammeln der Umfrageantworten. Sobald die Umfrage abgeschlossen ist, müssen Sie sie sehr detailliert auswerten. Vielleicht möchten Sie zunächst nach gemeinsamen Stärken und Schwächen des Unternehmens suchen. Es ist wichtig, die Daten zu kategorisieren und entsprechend zu organisieren. Sie können sie in Verhaltensmuster, psychografische Daten und demografische Daten einteilen. Außerdem ist es ratsam, die gesamte Umfrage zusammenzufassen und einen Bericht daraus zu machen.

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Ergebnisse mit den Befragten zu teilen, während andere die Ergebnisse nur der Geschäftsleitung vorenthalten. Die Weitergabe der Daten an die Mitarbeiter schafft Transparenz. Alle erhalten einen besseren Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens.

Der eigentliche Erfolg der Mitarbeiterbefragung besteht darin, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Schließlich ist der Zweck von Umfragen die Verbesserung und nicht nur die Aufdeckung von Problemen. Es kann keinen größeren Misserfolg für eine Umfrage geben, als nichts aus den Ergebnissen zu machen. Bereiten Sie sich also schon vor der Durchführung der Umfrage auf die Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen vor.