Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz

Seit dem letzten Jahrzehnt ist die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität das Herzstück des Unternehmenserfolgs.

Trotz des heutigen Zustroms unterschiedlicher Technologien am Arbeitsplatz, wie KI, Automatisierung, Outsourcing und andere Softwaresysteme, ist ein großer Teil davon immer noch der Mensch.

Es mag schwierig erscheinen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, ihre Produktivität zu steigern. Die Produktivität der Mitarbeiter ist nicht so einfach wie die Zeiterfassung ihrer Pausen oder die Begrenzung der Zeit, die sie mit unvermeidlichen sozialen Netzwerken verbringen.

Ständige Ablenkungen am Arbeitsplatz und Zeit, die in sozialen Netzwerken verbracht wird, rauben Ihrem Team die Konzentration und senken so die Produktivität. Dies wirkt sich direkt auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus.

Es gibt jedoch keinen einzigen Faktor, der die Produktivität der Mitarbeiter sprunghaft ansteigen lassen wird.

Aber die Einführung von langsamen Veränderungen in der Arbeitsumgebung wird einige überraschende Ergebnisse zeigen.

8 Schlüsselstrategien zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität

Hier sind acht Möglichkeiten, mit denen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sicher steigern können:

1. Verzichten Sie auf bedeutungslose Meetings

Der Zeitaufwand für Besprechungen ist eines der größten Hindernisse für die Produktivität der Mitarbeiter. Dennoch planen wir sie immer wieder, nehmen an ihnen teil und beschweren uns zwangsläufig über sie.

Wie Atlassian berichtet, beklagen sich fast 47 % der Arbeitnehmer darüber, dass die Zeit, die sie für Besprechungen aufwenden, der größte Zeitfresser während der Arbeitszeit ist.

Besprechungen erweisen sich als große Störfaktoren, wenn Mitarbeiter während der Arbeitszeit aus ihrer "Zone" herausgerissen werden. Und das nur, um Informationen zu hören, die sie leicht über eine E-Mail hätten weitergeben können.

Bedenken Sie auch, dass die Mitarbeiter zusätzliche Zeit mit der Vorbereitung auf eine Besprechung verbringen (sprich: "Zeit verschwenden"), anstatt sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Wenn Sie jedoch eine Besprechung abhalten müssen, machen Sie es wie Steve Jobs.

Nach jeder Besprechung hatte Jobs eine umsetzbare Aufgabenliste, in der er genau beschrieb, was zu tun war und welches Teammitglied für die Erledigung verantwortlich ist.

Er wies dem betreffenden Mitarbeiter sogar einen Titel zu - "Directly Responsible Individual".

So hat jeder in der Besprechung eine klare Vorstellung von den Erwartungen und der verantwortlichen Person.

Ohne Schnickschnack und Fackeln. Einfach nur die gute alte Mitarbeiterproduktivität in ihrer besten Form.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Hinweise zur Durchführung produktiver Besprechungen mit hohem Effizienzgewinn:

• Bevor Sie die nächste Besprechung ansetzen, begründen Sie den Zweck der Besprechung. Wenn Sie dieselben Informationen auch per E-Mail übermitteln können, lohnt sich die Durchführung dieser Besprechung wahrscheinlich nicht.

• Wenn Sie jedoch eine Besprechung abhalten müssen, sollten Sie sich mit dem erforderlichen Arsenal ausstatten. Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen und Tagesordnungspunkte, die in der Besprechung besprochen werden sollen.

• Begrenzen Sie die Zahl der Teilnehmer an der Besprechung. Je größer die Anzahl der Teammitglieder ist, desto größer ist auch die Möglichkeit einer erhöhten Ablenkung.

• Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Besprechung während ihrer Arbeitszeit ausfallen zu lassen, wenn sie anderweitig zu tun haben.

• Legen Sie ein Zeitlimit für die Besprechung fest.

2. Qualität vor Quantität betonen

Das Ziel sollte immer sein, nicht die Arbeitszeit zu messen, sondern das, was man während seiner Arbeit erreicht.

Chefs messen die Produktivität ihrer Mitarbeiter gerne an der Vorstellung, dass jeder ein "idealer Arbeitnehmer" ist.

Ein idealer Arbeitnehmer kommt vor allen anderen ins Büro und verlässt es nach allen anderen.

Dies ist jedoch kaum ein geeigneter Maßstab für die Messung der Mitarbeiterproduktivität als Ganzes.

Im Jahr 2014 entdeckten Stanford-Forscher das Phänomen der "Produktivitätsklippe". Die Studie ergab, dass Menschen, die 70 Stunden pro Woche arbeiten, nicht mehr leisten als diejenigen, die 55 Stunden für eine ähnliche Arbeit aufwenden.

Längere Arbeitszeiten führen nicht immer zu besseren Ergebnissen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Qualität der geleisteten Arbeit zu größeren Effizienzgewinnen führt als die Quantität.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie eine bessere Qualität der Arbeit als die Quantität fördern können:

• Untersuchungen zeigen, dass ein kürzerer Arbeitstag (z. B. ein 6-Stunden-Tag in Schweden) dazu führt, dass sich die Mitarbeiter gesünder fühlen, weniger gestresst sind und weniger Krankheitstage nehmen.

• Bieten Sie regelmäßige Arbeitspausen an, damit sich die Mitarbeiter auf individueller Ebene erholen können.

• Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre Arbeit im Büro zu lassen und sie nicht mit ihrem Privatleben zu vermengen.

3. KPIs und OKRs, um Ihre Mitarbeiter zur Verantwortung zu ziehen

Eine Sache, die jeder Manager in Bezug auf die Produktivität seiner Mitarbeiter nie vergessen sollte, ist dies:

Hören Sie auf, ihre Zeit zu verwalten. Fangen Sie an, ihre Ziele zu verwalten.

Kluge Manager wissen, dass Mikromanagement das Leben für niemanden einfacher macht.

Wenn Manager davon besessen sind, jeden Aspekt der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu überwachen, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter noch mehr zur Faulheit neigen.

Und das ist noch nicht alles.

Manager, die Mikromanagement betreiben, werden von ihren Teammitgliedern eher angefeindet. Das wiederum führt zu einer Kommunikationsbrücke zwischen ihnen.

Ihre beste Option auf individueller Ebene?

Investieren Sie in Tools, Produkte oder Dienstleistungen für die Zusammenarbeit, die sich auf die Erreichung der Ziele konzentrieren. Das ist viel besser, als sich auf das Mikromanagement der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu konzentrieren.

Wenn ein Mitarbeiter ein Projekt in der Hälfte der Zeit abschließt und die andere Hälfte mit sozialen Netzwerken verbringt, sollte das Ihre geringste Sorge sein.

Die Ziele werden, soweit es sie betrifft, nicht erreicht.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie der Zielerfüllung mehr Priorität einräumen können, indem Sie die Überstunden verfolgen:

Investieren Sie in OKRs

Der Begriff OKR, der für "Objectives and Key Results" (Ziele und Schlüsselergebnisse) steht, ist ein von Google entwickeltes Zielvereinbarungssystem.

Wie der Name schon sagt, besteht OKR aus zwei Hauptkomponenten: den Zielen und den Schlüsselergebnissen:

• Die Ziele sind die SMART-Ziele, die ein Mitarbeiter erreichen muss. Die Ziele sollten erreichbar und spezifisch sein.

• Die Key Performance Indicators sind eine Reihe von Messgrößen, die den Fortschritt bei der Erfüllung der Ziele messen.

Stellen Sie einen Projektmanager ein

Wenn ein einziger Manager mehrere Projekte beaufsichtigen muss, kann es zu vielen Pannen kommen.

Der Zeitaufwand für die Fertigstellung von Projekten wird sich erheblich erhöhen. Anstatt zu arbeiten, würden die Mitarbeiter ihre Zeit mit Aufgaben verbringen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Und genau deshalb brauchen Sie einen Projektmanager.

Ein Projektleiter ist besser darauf eingestellt, die von ihm betreuten Projekte zu überwachen. Er verfügt über die nötige Erfahrung und Glaubwürdigkeit, um bessere Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Frist abgeschlossen wird.

4. Die E-Mail-Erfahrung weniger störend für die Produktivität der Mitarbeiter gestalten

Adam Alter, Autor von "Unwiderstehlich: The Rise of Addictive Technology" (Der Aufstieg der süchtig machenden Technologie) erklärt, wie das Abrufen von E-Mails während der Arbeitszeit das Produktivitätsniveau drastisch verändern kann:

Im Durchschnitt checken wir unsere E-Mails sechs Sekunden nach ihrem Eingang, was eine erstaunliche Zahl ist. Das ist eine erstaunliche Zahl, denn wenn man seine E-Mails abruft, dauert es im Durchschnitt 25 Minuten, bis man wieder in den Bereich maximaler Produktivität kommt.

Sobald Ihre Mitarbeiter in den ständigen Fluss ihrer eingehenden E-Mails geraten, ist die Hälfte des Kampfes um die Mitarbeiterproduktivität verloren.

Und die Sache ist die: Sie können nichts tun, um solche Ablenkungen zu beseitigen.

Schließlich sind E-Mails am Arbeitsplatz so ähnlich wie Erdnussbutter und Marmelade in einem Sandwich. Es gibt keins ohne das andere.

Was Sie jedoch tun können, ist zu versuchen, den E-Mail-Verkehr so zu steuern, dass er die Produktivität der Belegschaft möglichst wenig beeinträchtigt.

• Fördern Sie eine gute E-Mail-Etikette unter den Teammitgliedern, um die Effizienz zu steigern.

• Halten Sie die Betreffzeilen der E-Mails kurz und beschreiben Sie deutlich, worum es in der E-Mail geht.

• Anstatt sich bei der Verwaltung von Projekten auf E-Mails zu verlassen (was im besten Fall chaotisch und hektisch werden kann), sollten Sie in einen Projektmanager oder ein Projektmanagement-Tool wie Trello investieren.
  Ein Projektmanagement-Tool wirkt Wunder, wenn es darum geht, die Projekte Ihres Unternehmens besser zu verwalten und damit auch die Produktivität der Mitarbeiter insgesamt zu steigern.

• Um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern, können Sie gute Tools, Produkte oder Dienste für die Zusammenarbeit wie Skype, Slack usw. ausprobieren.

5. Investitionen in "stille Räume" zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter

Die heutigen Arbeitsplätze sind in der Regel ein Chaos aus Lärm, Ablenkungen und ständigen Unterbrechungen.

Ein Arbeitsplatz ist zwangsläufig manchmal laut und chaotisch.

Aber das geht auf Kosten der Konzentration und der Produktivität.

Die Begrenzung von Lärm und Ablenkungen kann die Produktivität der Mitarbeiter zwar ein wenig verbessern, aber das reicht vielleicht nicht aus.

Aus diesem Grund werden an den heutigen Arbeitsplätzen "stille Denkräume" eingerichtet.

Hier können die Mitarbeiter ungestört arbeiten, meditieren oder einfach nur ihren überlasteten Geist auftanken.

Um dem entgegenzuwirken, hat Steelcase eine Reihe von fünf "Quiet Spaces" entwickelt, die mit den schalldichten architektonischen Wänden der Vertical Intelligent Architecture des Unternehmens ausgestattet sind.

Diese stillen Bereiche eignen sich ideal für Yoga, Meditation oder einfach nur zum ruhigen Arbeiten.

6. Bewegungspausen helfen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern

Eine Studie, die im Journal of Occupational and Environmental Medicine veröffentlicht wurde, zeigt, dass regelmäßige sportliche Betätigung die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann.

Häufige sportliche Betätigung kann unzählige Vorteile haben, darunter:

• Der Geist bleibt fokussiert, was die Produktivität erhöht.

• Erhöhtes Energieniveau und verbesserte Arbeitsmoral.

• Abbau von Stress bei Arbeitnehmern mit langen Arbeitszeiten.

• Es hilft, einer Vielzahl von Krankheiten vorzubeugen, die die Produktivität der Arbeitskräfte beeinträchtigen.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen können, sich am Arbeitsplatz zu bewegen:

• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie sie belohnen, wenn sie ihren täglichen Arbeitsweg mit dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen.

• Investieren Sie anstelle von Schreibtischen und Stühlen in Stehpulte oder Stabilitätsbälle, auf denen sie sitzen können.

• Führen Sie "Walking Meetings" durch, um die Zeit für Besprechungen zu nutzen.

• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum Sport, indem Sie "Bewegungspausen" anbieten.

• Investieren Sie in ein unternehmensweites Wellness-Programm, um eine Kultur der Gesundheit und ultimativen Produktivität in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

7. Geben Sie ihnen etwas Schönes zum Anschauen

Manchmal können unerwartete Faktoren eine größere Auswirkung auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben, als Sie denken.

Es mag unwahrscheinlich klingen, aber Ihre Büroeinrichtung hat (mehr als nur ein wenig) Bedeutung für die Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Forschung haben ergeben, dass ein mit Topfpflanzen geschmücktes Büro die Produktivität um bis zu 15 Prozent steigern kann.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Büro so gestalten können, dass die Produktivität Ihrer Mitarbeiter maximiert wird:

• Die Optimierung der Beleuchtung an Ihrem Arbeitsplatz ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
  Sie sorgt dafür, dass die Belastung der Augen auf ein Minimum reduziert wird.

• Nutzen Sie die natürliche Beleuchtung während der Arbeitszeit so weit wie möglich.

• Ein unübersichtlicher Arbeitsplatz führt eher dazu, dass sich jemand gestresster fühlt, als er ist. Minimalistische Arbeitsumgebungen lassen einen Arbeitsplatz sehr schick und einladend aussehen. Außerdem ist es für die Mitarbeiter einfacher, ihre Arbeit zu erledigen, ohne abgelenkt zu werden.

• Die Farben am Arbeitsplatz spielen eine große Rolle für die Inspiration und Motivation der Mitarbeiter.

• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz angenehm und frisch riecht. Düfte wie Pfefferminz sollen die Sinne erfrischen. In der Zwischenzeit sind Zitrusdüfte gut geeignet, um ängstliche Mitarbeiter zu entspannen.

8. Mitarbeiterengagement zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität

Hier kommt der letzte, aber wichtigste Faktor zur Beeinflussung der Mitarbeiterproduktivität.

Das Beste, was ein Unternehmen tun kann, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zufrieden, motiviert und engagiert sind.

Eine hoch engagierte Belegschaft kann ein Unternehmen mit niedrigem Mitarbeiterengagement um satte 202 % überflügeln.

Ein engagierter Mitarbeiter ist mit größerer Wahrscheinlichkeit zufriedener, produktiver, hat weniger Krankheitstage und schafft ein besseres Arbeitsumfeld.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie eine produktivere und zufriedenere Belegschaft aufbauen können:

• Machen Sie die Wertschätzung der Mitarbeiter zu einer Norm in Ihrem Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter hervorragende Arbeit geleistet hat, zeigen Sie, dass Sie das wissen.

• Geben Sie Ihren Teammitgliedern kontinuierlich Feedback.

• Belohnen Sie häufig und aufregend für die Zeit, die sie für gute Arbeit aufwenden.

• Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Entscheidungsprozesse des Unternehmens ein. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass sie zum Produktivitätsergebnis beigetragen haben.

• Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass ihre Meinung zählt. Berücksichtigen Sie regelmäßig ihre Beiträge, Vorschläge und Ideen.

• Investieren Sie in eine betriebliche Gesundheitsfürsorge, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Gesundheit ist die beste Form der Pflege, die Sie anbieten können.