Cómo crear una experiencia digital del empleado sin fisuras: las mejores prácticas

Para la generación s milennial, el trabajo es algo más que ganar un buen salario. Buscan la realización en un entorno acogedor e inclusivo, donde la comunicación sea valorada y promovida.. En este sentido, la incorporación de la tecnología en la estructura de una organización y el fomento de una experiencia digital de empleados ha aumentado significativamente su satisfacción y felicidad.

Es probable que el 85% de los empleados permanezcan más de tres años en sus puestos de trabajo si cuentan con la tecnología adecuada que respalde sus funciones.

Fuente

En este post, definiremos qué es la experiencia digital de los empleados, debatiremos por qué es más esencial que nunca, y te mostraremos cómo aprovechar la tecnología para estandarizar las experiencias de los empleados en la empresa.

¿Qué es la experiencia digital de los empleados?

La experiencia digital de los empleados incluye todas las interacciones y los compromisos que los empleados tienen con la tecnología en el trabajo.

Esto abarca desde la comunicación y la colaboración, hasta el acceso a los recursos y la realización de tareas mediante herramientas y plataformas digitales. En esencia, se refiere a la calidad general de sus interacciones tecnológicas dentro del entorno laboral.

Profundizando, aquí hay algunos puntos clave que definen la experiencia digital de los empleados:

• Mensajería: comunicación en tiempo real usando herramientas como chats, correo electrónico y plataformas internas.
• Herramientas de productividad: uso de calendarios y otras herramientas para realizar el trabajo de manera eficiente.
• Comunicación: participación en blogs, anuncios y documentos de la empresa.
• Recursos de la empresa: acceso a portales de recursos humanos, materiales de capacitación y organigramas.
• Tareas de administración: actividades como revisar los recibos de sueldo, solicitar vacaciones y rellenar formularios.

Además, un aspecto crucial de la experiencia digital de los empleados es el compromiso de los empleados. Se refiere a cómo los empleados conectados y comprometidos se sienten acerca de su trabajo y la organización. Esto se puede fomentar a través de varios canales digitales, tales como:

• Participación en debates y foros en línea.
• Proporcionar retroalimentación a través de encuestas de empleados o herramientas de retroalimentación.
• Reconocer y recompensar los logros a través de plataformas digitales, como Vantage Circle. ¡Programa una demostración gratuita para descubrir cómo hacerlo!
• Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo a través de herramientas de colaboración digital.

El compromiso de los empleados desempeña un papel vital en la formación de una experiencia digital positiva, ya que es más probable que los empleados comprometidos sean productivos, satisfechos y comprometidos con sus funciones.

Elementos de la experiencia digital de los empleados

Ahora, echemos un vistazo rápidamente a estos elementos específicos que conforman la experiencia digital de los empleados:

1. Tecnología

Se refiere a las herramientas e infraestructuras digitales utilizadas en el lugar de trabajo, que deben ser actualizadas, fiables y seguras.

2. Interfaz para usuarios (UI) y experiencia para usuarios (UX)

Se refiere al diseño y funcionalidad de las herramientas digitales con las que los empleados interactuarán.

3. Optimización del flujo de trabajo personalizado

Personalizar herramientas y procesos digitales para adaptarse a las necesidades únicas de los empleados o equipos, mejorando la eficiencia y satisfacción.

4. Accesibilidad y movilidad

Garantizar que todos los empleados, incluidos los discapacitados, puedan utilizar las herramientas digitales y permitir el trabajo a distancia en diversos dispositivos.

5. Capacitación y desarrollo

Asistencia y materiales adecuados para que los empleados puedan comprender y utilizar estas herramientas digitales de manera eficiente.

6. Apoyo técnico/informático

Ofrecer un soporte técnico rápido y eficaz para solucionar problemas con herramientas y plataformas digitales que pueden comprometer el trabajo de un empleado.

7. Mecanismos de respuesta

Permitir que los empleados expresen sus observaciones, quejas y sugerencias sobre las herramientas y plataformas digitales que utilizan.

Una combinación adecuada de estos elementos puede garantizar a los empleados una experiencia digital sin fisuras y eficiente, mejorando su rendimiento y satisfacción en sus funciones.

¿Por qué es importante la experiencia digital de los empleados?

La experiencia digital de los empleados es importante porque influye directamente en su capacidad para realizar tareas de manera eficiente. Una experiencia digital fluida fomenta la productividad y la satisfacción laboral, mientras que una experiencia deficiente obstaculiza el progreso y motivar a los empleados a buscar alternativas fuera de la empresa.

Algunas estadísticas importantes relacionadas con la importancia de la experiencia digital de los empleados:

En 2022,1e llevó a cabo una interesante encuesta para comprender el estado de la Experiencia Digital de Empleados (DEX), realizada entre 300 responsables de la toma de decisiones de TI y trabajadores del conocimiento de empresas con más de 5.000 empleados.

¿Cómo afecta la experiencia digital de los empleados a la satisfacción de los empleados?

Supongamos que estás intentando hacer tu trabajo, pero tu portátil es lento. Es como encontrarte con obstáculos constantemente, lo cual es una fuente segura de frustración y descontento con tu empleo.

Por el contrario, cuando tienes acceso a un ordenador portátil rápido, el estrés se reduce al instante. Pero no es solo cuestión del ordenador; cualquier tecnología fluida y fácil de manejar facilita la realización de tus tareas diarias.

Además, cuando tienes herramientas que agilizan tu trabajo, te hace sentir valorado y apoyado por la empresa. Saber que invierten en ti y en lo que necesitas para prosperar, mejora significativamente tu satisfacción con tu rol.

Así que, en resumen:

Una experiencia digital positiva de los empleados no solo facilita el trabajo diario, sino que también mantiene a los empleados felices, comprometidos y leales a la empresa a largo plazo.

Y aquí está el truco: los empleados comprometidos tienden a quedarse más tiempo en la empresa. Pero si la tecnología en el trabajo es un dolor de cabeza constante, podría motivarte a empezar a buscar un nuevo trabajo, incluso si los demás aspectos de la empresa son satisfactorios.

Cómo crear una experiencia digital de empleados digital sin fisuras

Un buen lugar para empezar a construir una fuerte experiencia digital de empleados es preguntarles a los empleados qué está funcionando y qué no. Y luego actuar sobre esas ideas.

Para iniciar ese proceso, sigue estos cinco pasos:

1. Determinar las necesidades y los objetivos

Antes de implementar estrategias para una Experiencia Digital del Empledo (DEX) exitosa, debes:

• Comprender los requisitos y expectativas de tus empleados.
• Definir los objetivos de la DEX, como mejorar la productividad, y la colaboración, aumentar la satisfacción de los empleados y fomentar una cultura laboral positiva.

2. Elegir las herramientas adecuadas

Antes de profundizar en la fase de implementación de la experiencia digital de empleado, es crucial:

• Seleccionar las herramientas y plataformas digitales que se ajusten a las necesidades y preferencias de tu personal.
• Considerar herramientas de comunicación, colaboración, gestión de proyectos, intercambio de conocimientos y retroalimentación de los empleados. Las herramientas adecuadas crearán una experiencia digital sin fisuras.

3. Priorizar la experiencia del usuario

Es importante que tus empleados encuentren la tecnología fácil de usar. Por tanto, diseña interfaces intuitivas y fáciles de usar en todas las herramientas y plataformas digitales.

Personaliza la experiencia del usuario en función de las funciones y responsabilidades de los diferentes empleados.

También puedes reunir comentarios regularmente e itera sobre el diseño para abordar cualquier problema de usabilidad o puntos de dolor.

4. Simplificar los flujos de trabajo

Identifica los flujos de trabajo y procesos clave dentro de la organización.

Agiliza los flujos de trabajo, automatizando tareas repetitivas y eliminando pasos innecesarios. De esta forma, ayudarás a eliminar la carga adicional e incrementar el enfoque en las tareas prioritarias.

Integra herramientas digitales para crear procesos integrales sin fisuras, desde la asignación de tareas hasta la finalización.

Y gGarantiza la compatibilidad e interoperabilidad entre los diferentes sistemas para evitar cuellos de botella e ineficiencias.

5. Invertir en capacitación y apoyo

Ofrece programas de capacitación integrales para familiarizar a los empleados con herramientas y plataformas digitales.

Proporciona apoyo continuo a través de servicios de asistencia, tutoriales y bases de conocimientos.

Fomenta el aprendizaje continuo y el desarrollo de habilidades para empoderar a los empleados para aprovechar al máximo el lugar de trabajo digital.

Fomenta una cultura de experimentación e innovación, donde los empleados se sientan alentados a explorar nuevas herramientas y flujos de trabajo para mejorar su productividad y eficacia.

Al centrarse en estas áreas, las organizaciones pueden crear una experiencia digital de empleados sin fisuras que mejora la productividad, la colaboración y la satisfacción de los empleados, lo que, en última instancia, impulsa mejores resultados empresariales.

Cómo medir la experiencia digital de los empleados

Recibir comentarios honestos de tus empleados es el método más efectivo para determinar el éxito de tu estrategia DEX. Los empleados son quienes experimentan directamente y pueden identificar los problemas que requieren de mayor atención. Al mismo tiempo, valorarán las medidas adoptadas para resolver esos problemas.

Sin embargo, puedes utilizar lo siguiente para medir la eficacia de tu estrategia DEX:

1. Encuestas sobre el pulso de los empleados

Estas encuestas son breves y se envían a los empleados para preguntarles cómo se sienten respecto a las herramientas y sistemas digitales que utilizan en su trabajo. Te dan una primera impresión de cómo se siente la gente sobre su experiencia digital laboral.

Por ejemplo, si los empleados reportan constantemente baja satisfacción con una aplicación de software interna en particular, esto podría indicar que la aplicación no es fácil de usar o no satisface las necesidades de los empleados. El departamento de TI puede entonces tomar medidas para mejorar la tecnología y mejorar la experiencia del usuario (UX). En resumen, estas acciones buscan mejorar su entorno de trabajo digital.

2. DXO

La Observabilidad de Experiencia Digital (DXO) es una manera de mantener un seguimiento cercano sobre cómo las personas interactúan con sus entornos digitales. Funciona como un conjunto de herramientas que te ayudan a entender y mejorar la forma en que los usuarios interactúan con estas plataformas.

Monitorización: piensa en esto como comprobar la salud de tus entornos digitales. Esto incluye llevar un registro de aspectos como la velocidad de carga de una página y la rapidez de respuesta de los servidores. Es especialmente útil si hay algún error en el sistema. Se trata de asegurarse de que todo está funcionando sin problemas.

Análisis: Aquí es donde recopilas datos sobre cómo los usuarios están usando las plataformas digitales. Analiza aspectos como los botones en los que hacen clic, cómo se mueven por el sitio o la aplicación, y dónde pasan más tiempo. Es como ver una grabación de cómo las personas interactúan con tus recursos digitales.

Tickets de IT Helpdesk: estos tickets revelan los desafíos que los usuarios enfrentan con los recursos digitales. Al examinar los tipos de problemas que enfrentan los usuarios, como las aplicaciones que se cierran inesperadamente o los problemas de acceso a algunas funciones, podrás identificar lo que necesitas arreglar.

Perspectivas: una vez que tienes todos estos datos, puedes empezar a determinar qué está funcionando bien y qué podrías mejorar. Podrías detectar áreas donde la gente se está quedando atrapada o frustrada.

Finalmente, puedes encontrar maneras de hacer que esas experiencias sean más fluidas y agradables. Se trata de usar lo que has aprendido para tomar decisiones inteligentes y mejorar la experiencia digital en general.
Por lo tanto, la observabilidad de la experiencia digital consiste en observar cómo las personas usan los recursos digitales, entender lo que están haciendo y utilizar ese conocimiento para mejorar las cosas.

3. Identifica las métricas de automatización y optimización del flujo de trabajo

Puedes medir algunos factores específicos para ver cuánto la automatización de flujo de trabajo y la resolución de problemas están mejorando las operaciones. Estas métricas pueden incluir aspectos como el tiempo ahorrado al eliminar tareas repetitivas, la reducción de errores, o el incremento en la cantidad de trabajo realizado. Además, estos datos se pueden integrar en tu puntuación de Experiencia Digital del Empleado (DEX) para valorar qué tan efectivas son las herramientas y procesos digitales en la optimización de tus flujos de trabajo y en la mejora de la experiencia de los empleados.

Ejemplo de experiencia digital de los empleados

Estos son algunos ejemplos y prácticas para integrar una buena experiencia digital para los empleados:

• Inicio de sesión único: esto simplifica el acceso al permitir a los usuarios iniciar sesión una sola vez para acceder a varios sitios web.

• Quick IT Help Desk: asegura obtener ayuda rápida con cualquier problema tecnológico que tengas.

• Herramienta de retroalimentación: imagina una herramienta donde puedas compartir ideas y votar sobre las características que quieras.

• Protección de Phishing: esto significa estar protegido de correos electrónicos engañosos que intentan robar tu información.

• CRM amigable con el usuario: imagina utilizar una herramienta de gestión de clientes que parece diseñada específicamente para ti.

No es necesario perfeccionar todo de inmediato. La clave está en preguntar a los empleados sobre cómo se sienten respecto a la tecnología y lo bien que el equipo de TI esté gestionando los problemas.

Conclusión

Para terminar, implementar la experiencia digital de los empleados no es sólo una opción; es un cambio radical en el mundo actual de la transformación digital. Cuando la tecnología apoya y potencia a tu equipo, es como añadir combustible a tu negocio.

¿Y sabes qué? Recursos Humanos tiene las llaves de esta nave espacial. Al enfocarse en hacer el trabajo agradable y eficiente, Recursos Humanos se convierte en el capitán de una tripulación preparada para navegar cualquier tormenta digital.

Así que, mientras diriges tu organización a través de las ondas digitales, recuerda:
No se trata sólo de crear e implementar esta estrategia; sino de crear un equipo emocionado que quiera navegar contigo hacia el éxito.