10 formas de desarrollar habilidades organizacionales entre los empleados
¿Qué entendemos por “organizar” en términos generales? Significa mantener las cosas en el orden correcto.
La organización de un lugar de trabajo no es una excepción. Si tus empleados desarrollan habilidades organizacionales de manera efectiva, podrán manejar mejor sus tareas diarias y disfrutarán de una mayor sensación de control, lo que a su vez se traducirá en una mayor productividad.
¿Tus empleados se quejan constantemente de la carga de trabajo y los plazos ajustados? Si ese es el caso, es fundamental que los líderes reconozcan la importancia de fomentar y desarrollar estas habilidades organizacionales en su equipo. Esto no solo mejorará su rendimiento, sino que también contribuirá a un ambiente de trabajo más saludable y eficiente.
¿Qué son las habilidades organizacionales?
Las habilidades organizacionales son aquellas que ayudan a tus empleados a hacer su trabajo de manera eficiente. Reconocer y fomentar las habilidades organizacionales en tus empleados no solo los motiva, también aumenta la productividad y fortalece la cultura organizacional de tu empresa.
Con fuertes habilidades organizativas, los empleados desarrollan un control firme sobre la gestión del tiempo y se mantienen enfocados en sus objetivos. Un entorno de trabajo bien organizado reduce el estrés y minimiza las posibilidades de que algo salga mal.
Aunque el concepto de habilidades organizacionales abarca una amplia gama de competencias, a veces puede resultar confuso entenderlo en su totalidad. Si fuera tan sencillo implementarlas, todas las empresas ya contarían con una fuerza laboral altamente eficiente, ¿verdad?
Ahora bien, ¿son estas habilidades suficientes para transformar el funcionamiento de una organización por completo?
La respuesta es tanto sí como no. Hacer una lista de tareas, cumplir con los plazos y gestionar adecuadamente los tiempos de descanso son prácticas fundamentales para alcanzar objetivos y mantener el orden. Sin embargo, las habilidades organizacionales van más allá.
Las habilidades organizacionales son transferibles y entrenables, aplicables tanto a empleados como a gerentes. Deben internalizarse profundamente, casi a nivel "molecular": cuando un empleado es eficiente y gestiona bien su tiempo, lleva esas habilidades consigo a cualquier entorno en el que trabaje.
Algunas formas de mejorar las habilidades organizativas son:
- Planificación estratégica y organización.
- Manejo adecuado del tiempo
- El establecimiento de metas
- Delegar trabajo
- Buena comunicación
- Gestión de equipos
- Mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal saludable
¿Por qué son importantes las buenas habilidades organizativas en el lugar de trabajo?
Eficiencia
La ventaja más significativa de las habilidades organizacionales es la eficiencia. Ayuda a aumentar la productividad a través de una gestión eficaz del tiempo. Un profesional promedio puede desperdiciar mucho tiempo en corregir errores, organizar el desorden y tratar de administrar su tiempo de manera ineficiente.
En cambio, un trabajador que domina las habilidades de gestión del tiempo será más eficiente y logrará mejores resultados.
Por ejemplo, una persona que se enfoca únicamente en el crecimiento de los ingresos, sin prestar atención al control de costos, probablemente no alcanzará el éxito deseado.. Por el contrario, un profesional organizado equilibra ambos aspectos, por lo que trabajará de manera eficiente para la empresa durante la misma cantidad de tiempo.
Gestión de equipos
La gestión de equipos es otro aspecto que juega un papel vital en la gestión de equipos. La capacidad de organizar y dirigir a los miembros del equipo es fundamental para alcanzar los objetivos organizacionales. Esto implica establecer prioridades, asignar tareas según las habilidades de cada individuo y asegurar que los objetivos estén alineados con las metas generales de la organización.
Delegar responsabilidades de manera adecuada, establecer plazos realistas para los proyectos y realizar evaluaciones de desempeño oportunas son habilidades necesarias para cualquier gerente.
Estas competencias no solo mejoran la eficiencia en el lugar de trabajo, sino que también fomentan un entorno donde los empleados pueden trabajar mejor juntos y construir relaciones sólidas entre compañeros.
Construye confianza y moral
Los beneficios de un buen comportamiento organizacional se extienden a las actividades diarias dentro y fuera del entorno laboral. Formar un sentido de confianza y profesionalismo en la organización fortalece la relación con tu equipo, y todos valoran una imagen de confiabilidad y control.
Ya sea que estés trabajando en la adquisición de clientes, promoviendo tu negocio, organizando tu oficina o administrando citas con clientes potenciales o actuales, la percepción que los demás tienen de tu organización es clave.. Una organización que demuestra un enfoque claro y una planificación detallada refleja claridad y seguridad en sus acciones. Además, facilita la responsabilidad estratégica, lo que permite enfrentar con éxito diversas tareas y desafíos.
Reduce el estrés
Las habilidades organizacionales también ayudan a reducir el estrés innecesario en el lugar de trabajo. Al disminuir el desorden y mejorar la disponibilidad de la información, los empleados se sienten más seguros y confiados en sus tareas diarias. Un entorno organizado minimiza la congestión y crea un espacio más fluido y manejable.
Un lugar de trabajo bien organizado emana vibraciones positivas. Es más probable que los empleados se sientan felices, lúcidos y enfocados. Como vemos, los empleados con fuertes habilidades organizacionales no solo son más eficientes, sino que también desempeñan un papel clave en el logro del éxito organizacional. Y aquí hay un hecho interesante: las habilidades organizativas no son innatas. Son competencias que se adquieren y se desarrollan meticulosamente con el tiempo. Mejorar estas habilidades es tan esencial como el desarrollo de cualquier otra habilidad blanda. Con práctica y dedicación, cualquier empleado puede perfeccionar sus habilidades organizacionales y, a su vez, contribuir de manera significativa al éxito de la organización.
10 consejos sobre habilidades organizacionales que ayudarán a tus empleados a sobresalir en el trabajo
1. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es la planificación y el ejercicio del control estratégico del tiempo dedicado a diversas actividades. Esto ayudará a tus empleados a ser más innovadores y asumir nuevos desafíos con mayor facilidad.
Por ejemplo, con muchos empleados trabajando desde casa, las distracciones como la familia o los invitados pueden ser un problema constante.
Un plan de administración del tiempo bien estructurado puede ayudar a dividir objetivos grandes en tareas alcanzables, facilitando que los empleados completen sus tareas a tiempo.
Una buena gestión del tiempo requiere una visión general. Es importante considerar los plazos, la cantidad de trabajo necesario y el número de personas involucradas en un proyecto. La mala gestión del tiempo, por otro lado, puede causar estrés, afectar la calidad del trabajo, disminuir la concentración y proyectar una imagen profesional deficiente.
Algunas de las formas para un uso excelente y eficiente del tiempo son:
- Ayudar a los empleados a planificar su trabajo
- Pedirles que prioricen sus tareas diarias
- Evitar la multitarea
- Reducir las distracciones
- Programar el tiempo de descanso
- Y lo más importante, aceptar sus limitaciones.
Todos tenemos solo 24 horas al día, y la manera en que las utilicemos definirá nuestro éxito.
2. Planificación
Hay un dicho que dice: "si no planeas, planeas fallar". Una planificación adecuada puede reducir significativamente el riesgo de problemas y organizar las actividades de la mejor manera posible.
La capacidad de planificar es una de las habilidades organizacionales más importantes. Permite a tus empleados dirigir su energía hacia actividades específicas, reduciendo distracciones y aumentando la productividad.
Una buena planificación abarca la gestión del tiempo, la delegación, la organización física y la organización mental. Con una planificación adecuada, se pueden identificar soluciones a problemas y dirigir los esfuerzos hacia los objetivos correctos.
3. Programación
La programación te ayudará a organizarte. Aunque es similar a la planificación, tiene su propia importancia.
Programar ayuda a los empleados a tener una visión clara del trabajo que están realizando y muestra el control que tienes sobre el trabajo. Facilita el equilibrio entre diferentes proyectos y permite priorizar tareas de manera efectiva..
La programación abarca no solo el trabajo y las reuniones, sino también los descansos y otros aspectos de la vida profesional diaria.
Para una programación efectiva sigue estos pasos:
- Permite que los empleados planifiquen sus actividades.
- Organiza las actividades en orden.
- Identifica los recursos necesarios para cada tarea.
- Estima la duración del tiempo necesario para completar cada tarea.
- Programa el desarrollo.
- Supervisa el horario.
4. Asignación de recursos
La asignación eficiente de recursos es crucial para mantener la rentabilidad y no salirse del presupuesto.
Las habilidades organizativas, en este sentido, incluyen la conciencia de los recursos disponibles y la capacidad para identificar qué equipos y materiales pueden generar los mejores retornos comerciales.
Si no puedes medir los recursos, existe el riesgo de desperdiciarlos. A veces, puede que no sea posible optimizar todos los recursos disponibles de una sola vez, pero una gestión consciente puede mejorar la rentabilidad.
5. Delegar
La delegación es el proceso de asignar tareas a otras personas. Ningún empleado puede manejar todos los aspectos de un proyecto por sí mismo. Delegar tareas es esencial para una gestión organizacional efectiva.
Un líder organizado conoce las fortalezas y limitaciones del equipo, y delega tareas en función de esas capacidades, facilitando una carga de trabajo más equilibrada y eficiente..
También puedes leer sobre: 25 cualidades de liderazgo que te hacen un buen líder
6. Priorizar
Priorizar implica organizar tareas de manera que las más importantes se hagan primero. La claridad en las tareas permite una mejor priorización y mantiene el enfoque en los objetivos finales.
Priorizar las tareas hace que el trabajo sea más manejable y menos estresante. Un líder organizado crea listas de tareas y comprende qué plazos deben cumplirse primero, mejorando así la planificación y el rendimiento general.
Empleadores desorganizados, por el contrario, tienden a manejar las tareas de manera caótica, lo que resulta en pérdida de energía y tiempo. Priorizar ayuda a mantener el orden y a completar las tareas de manera oportuna.
7. Colaboración
La colaboración implica que un grupo de empleados trabaje en conjunto, aportando sus habilidades para alcanzar un objetivo común. La colaboración es beneficiosa tanto para la organización como para los empleados, y es fundamental para el éxito de los proyectos. Sin embargo, la buena colaboración no se puede imponer por la fuerza; debe surgir en un entorno laboral saludable.
Para aumentar el compromiso de los empleados, puede organizar eventos sociales informales que permitan a los empleados conocerse mejor y formar vínculos.
Eventos de bajo costo y reuniones informales pueden ser tan efectivos como eventos de equipo más costosos, y ayudan a fortalecer el trabajo en equipo y el espíritu de colaboración.
8. Establecer metas
Todo líder con buenas habilidades organizativas debe estar orientado a objetivos. Debe ser capaz de distinguir entre objetivos a corto y largo plazo. Mantenerse enfocado en los planes ayuda a alcanzar metas con eficacia.
Algunos de los pasos para establecer metas son:
- Lluvia de ideas sobre los objetivos.
- Prioriza y elige a los empleados que participarán
- Determina los objetivos y el plan de acción para cada meta.
- Pasa a la acción y haz un seguimiento continuo de los empleados.
- Evalúa el progreso.
- Sé flexible en el cambio de objetivos con diferentes situaciones.
Trata de mantener un registro de las metas y anima a los empleados a revisar su progreso con esas metas de vez en cuando. Para esto, puede usar herramientas como Objetivos y Resultados Clave (OKR) y los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para medir el desempeño y mejorar continuamente.
OKR es una combinación de herramientas de establecimiento de objetivos que alinean los objetivos y aseguran que sus empleados trabajen en colaboración con resultados medibles. Se puede hacer usando hojas de cálculo o con un software OKR.
Por su parte, los indicadores clave de rendimiento son valores de rendimiento medibles que indican cómo se están desempeñando los objetivos comerciales. Y cuando se mide el desempeño, la tasa de mejora aumenta.
9. Mantener la eficiencia
La eficiencia y la organización van de la mano. Para mantener la eficiencia, es crucial una planificación adecuada, ya que los proyectos que se desarrollan de manera fluida tienden a enfrentar menos problemas. Ser eficiente permite conocer exactamente en qué punto se encuentra en cada momento y estar bien organizado ayuda a prevenir problemas antes de que surjan.
Algunos consejos para mantener la eficiencia son:
- Delegar responsabilidades
Asignar tareas a los empleados no solo les ayuda a adquirir habilidades y experiencia de liderazgo, sino que también aumenta la productividad general de manera eficiente. . Esto aumentará la productividad de manera eficiente.
Reconocer a tus empleados por un trabajo bien realizado puede hacer que se sientan valorados y motivarlos a seguir esforzándose.
- Darse retroalimentación unos a otros
A través de evaluaciones de desempeño, brinda retroalimentación a los empleados sobre sus puntos fuertes y áreas de mejora. Esta comunicación constante fomenta un ambiente de crecimiento y mejora continua.
10. Comunicación
En una organización, la comunicación efectiva es una de las habilidades clave de la organización que mantiene la productividad y fortalece las relaciones entre los empleados. En la era post-Covid, con muchos empleados trabajando de forma remota, la comunicación se ha vuelto más crucial que nunca.
Un liderazgo efectivo también depende de la capacidad de comunicarse claramente con el equipo. La comunicación abierta genera confianza, eleva la moral y mejora la productividad. Los líderes que invierten tiempo y esfuerzo en establecer líneas de comunicación claras contribuyen significativamente al éxito del equipo.
Los empleados que se comunican de manera efectiva con sus compañeros de equipo, gerentes y clientes tienen más probabilidades de sobresalir en su desempeño. Saber comunicarse bien es definitivamente una habilidad valiosa.
Por el contrario, las habilidades de comunicación deficientes conducirán a la alienación, desmotivación y estrés innecesario.
Conclusión
Las habilidades organizacionales u organizativas son un gran activo para la empresa. Representan hábitos y herramientas saludables que permiten a la fuerza de trabajo mantenerse enfocada, motivada y eficiente en las tareas del día a día. Estas habilidades proporcionan al equipo la energía, fuerza y espacio mental necesarios para alcanzar los objetivos deseados.
Para las nuevas contrataciones, estos hábitos no se reflejan de forma clara en los currículos. Por ello, se recomienda obtener comentarios de exempleados y utilizar estudios de casos breves para evaluar el enfoque del candidato. Aunque no sea posible encontrar todas estas habilidades o hábitos en un solo candidato a la vez, la presencia de algunos de estos indicará que el candidato ya está en camino hacia una integración exitosa.
Este artículo es una adaptación traducida del texto original, "10 Ways To Develop Organizational Skills Among Employees," escrito por Sukriti Sarma. El contenido ha sido adaptado para un público más amplio y puede incluir variaciones leves respecto al material fuente. Las revisiones y actualizaciones de la versión en español estuvieron a cargo de Edith Gómez Benítez. Para consultas o sugerencias, por favor contáctenos en editor@vantagecircle.com
