¿Cómo implementar la metodología 5S en el lugar de trabajo?
Para mantener un buen clima laboral, se debe tener en cuenta un enfoque más estratégico. Por lo que, la metodología 5s o el método de las 5s ha sido tan popular en la cultura empresarial.
La metodología 5S es un conjunto de principios de la cultura laboral japonesa que se centra en la organización eficaz del lugar de trabajo.
También, ayuda a simplificar el entorno laboral y reducir los despilfarros al tiempo que mejora la calidad y la seguridad.
Es decir que es una técnica que se basa en cinco niveles para lograr lugares de trabajo mejor organizados, más limpios, más ordenados y en definitiva, más productivos.
¿Qué es la metodología 5S?
La metodología 5S es un sistema para manejar la organización del lugar de trabajo.
5S es el acrónimo de cinco palabras japonesas, seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina.
El sistema 5S es un conjunto japonés de principios desarrollado por Toyota Motor Corporation en los años 60.
Este método hace más hincapié en la organización del lugar de trabajo para aumentar la productividad, la eficiencia y la seguridad. Estos tres factores tienen un impacto positivo en los niveles de compromiso de los empleados en el lugar de trabajo.
Esta técnica se utiliza en organizaciones de fabricación o almacenamiento, pero es importante para cualquier tipo de empresa.
Historia de 5S Lean
La metodología 5S, se inició en los años 1960 tras la Segunda Guerra Mundial con el objetivo de mejorar las condiciones del trabajo y por tanto mejorar la productividad.
Se considera un concepto Lean 5S que es un método utilizado para identificar y eliminar los desechos de un proceso de fabricación.
Desarrolló por Hiroyuki Hirano en el Japón de la posguerra, donde fue famoso por ser utilizado por Toyota Production System o TPS. Toyota ganó prominencia internacional como productor prolífico de vehículos de motor de alta calidad.
Debido al éxito de Toyota, empresas de una variedad de industrias han comenzado a integrar prácticas 5S en tus operaciones. HP, Boeing, Harley-Davidson, Nike y Ford son solo algunos de estos ejemplos que ganaron éxito con la ayuda de 5S Lean.
¿Cuáles son las 5S?
El sistema de 5S es un metodología lean manufacturing derivada de cinco términos japoneses, a saber-
- Seiri, significa Clasificar.
- Seiton, significa Ordenar
- Seiso, significa Limpiar.
- Seiketsu, significa Estandarizar.
- Shitsuke, significa Disciplina.
Los pasos son fáciles de entender y llevar a cabo cuyo finalidad es reducir el despilfarro tanto de tiempo de trabajo como de recursos, también un importante ahorro en el coste.
Además, debido a la metodología de aplicación, toda la organización queda involucrada en su implantación.
¿Cómo implementar las 5S paso a paso?
Estos cinco términos representan las cinco etapas hacia la excelencia operativa y de procesos. A continuación, comprende mejor sobre cada principio de las 5s en detalle:
Paso 1: Seiri (Clasificación)
Es el primer paso de la metodología 5S.
El término significa clasificación con el uso eficiente de los recursos y materiales dentro del puesto de trabajo. Consiste identificar y eliminar todos los objetos que sean innecesarios o inútiles para el desarrollo diario de la organización.
La idea es ahorrar espacio, no tener herramientas que no necesitamos, eliminar movimientos innecesarios e inventarios, mejorar la seguridad del puesto y clima laboral.
¿Cómo implementar este paso?
Empieza preguntando a tus empleados qué es necesario y qué no en su espacio de trabajo.
Por ejemplo-
- ¿Puedes preguntar a tus empleados si se necesita un artículo?
- Si el artículo es muy necesario, ¿entonces, tratar de encontrar su importancia?
Una vez que obtenga la respuesta, puedes preguntar ¿si se puede mover a un lugar mejor para liberar espacio?
Esto debe hacerse con mucho cuidado. Haga una lista de prioridades y asigne un espacio aislado para almacenar artículos innecesarios.
Después de hacerlo, verá la facilidad con la que las personas pueden moverse, lo que aumenta la eficiencia de tu lugar de trabajo. Esto creará más espacio para las cosas que tus empleados realmente necesitan para trabajar de manera eficiente.
Paso 2: Seiton (Orden)
El segundo paso en el proceso 5S es poner las cosas en orden. El principio de Seiton es “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
El objetivo de este paso es organizar el área de trabajo. Cada artículo debe ser fácil de encontrar, usar y devolver: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
¿Cómo implementar este paso?
Haga a tus empleados las siguientes preguntas-
- ¿Qué artículos se utilizan con frecuencia?
- ¿Quién o qué equipo los usa más?
- ¿Cuándo se utiliza el artículo o el equipo?
- ¿Cuántos de esos artículos o equipos podrían ser necesarios en el futuro?
También, pide su opinión sobre dónde colocar los objetos para una mejor accesibilidad.
Después de obtener las respuestas a todas las preguntas, puedes hacer lo siguiente:
- Usa etiquetas, tablero de sombras, etiquetas y marcas de piso para indicar los espacios designados según su uso.
- En caso de equipo pesado y riesgoso, utiliza señales de seguridad y tableros de avisos con medidas de precaución para alertar a las personas que trabajan allí.
Con una técnica de gestión adecuada del almacenamiento de herramientas y equipos, puedes crear un entorno de trabajo seguro.
Paso 3: Seiso (Limpieza)
El objetivo del tercer principio del sistema 5S es crear un ambiente de trabajo limpio y bien mantenido. Puede implicar tareas rutinarias como trapear, quitar el polvo, etc. o realizar el mantenimiento de maquinaria, herramientas y otros.
Es un hecho conocido que las personas productivas siempre mantienen sus despachos de trabajo limpios para evitar distracciones.
Bueno, lo contrario también es cierto, donde un ambiente de trabajo limpio aumenta la productividad y el nivel de motivación. Hace que los empleados se sientan cómodos y se concentren en su trabajo.
¿Cómo implementar este paso?
- Asegúrate de que los espacios de trabajo estén limpios y ordenados.
- Fomenta la limpieza prestando atención a los detalles minuciosos en la fase inicial.
Además, en lugar de depender del personal de limpieza, alienta a los empleados a mantener limpio su espacio de trabajo. Esto también incluirá un sentido de propiedad y también los hará responsables de mantener su eficiencia.
Seguir estos pasos, complementados con los dos principios anteriores, lo ayudará a mantener un entorno de trabajo saludable.
Paso 4: Seiketsu (Estandarización)
El cuarto principio de las 5S trata de establecer estándares para las medidas que se toman en toda la organización. Cuando se establece un estándar definido para cualquier proceso, la efectividad del mismo aumenta la gestión de calidad.
Los procesos de estandarización (seiketsu) lo ayudan a convertirlos en hábitos en lugar de mantenerlos como un proceso de una sola vez.
¿Cómo implementar este paso?
- Crea horarios y divida las tareas mencionadas anteriormente entre sus empleados
- Realiza un seguimiento del progreso, y brinde la orientación adecuada en cada paso
- Toma feedback regular de los empleados para optimizar varios procesos
Para esto, puedes configurar recordatorios o enviar correos electrónicos. En los correos, puedes educar a tu fuerza de trabajo sobre la efectividad del sistema 5S. Encima, tengas discusiones sobre cómo pueden tomar lo mismo para mejorar sus vidas personales.
Paso 5: Shitsuke (Disciplina)
Es el quinto paso de la metodología 5S. Se refiere a disciplina y compromiso.
La implementación de la metodología 5S tiene que ver con mantener los cambios positivos que trae consigo. El objetivo es optimizar los procesos comerciales y eliminar elementos que obstruyen la eficiencia.
No es una tarea de una sola persona, y trae a todos los empleados para garantizar la implementación propia de este principio.
¿Cómo implementar este paso?
- Primero, establece una comunicación adecuada en el lugar de trabajo entre todos los que trabajan allí.
- En segundo lugar, hazlos conscientes de los principios de las 5S y su importancia.
- Tercero, presenta los efectivos positivos logrados hasta el momento para motivarlo y animarlo.
- Cuarto, hazlo parte de la cultura de tu empresa y educa a los nuevos empleados durante su proceso de incorporación.
Aquí, también puedes recompensar y reconocer a tus empleados por sus esfuerzos para establecer la metodología 5S. Al hacer esto, el personal de tu empresa estará motivado. Los alentará a seguir mejorando las prácticas 5S.
Beneficios de las 5S en el lugar de trabajo
> Cuando adopta 5S, se compromete con la seguridad, la organización y la eficiencia, las ganancias y el rendimiento.
La metodología 5S (control de calidad) brinda muchos beneficios para las empresas.
Aquí hay algunos beneficios de implementar 5S en el lugar de trabajo:
Mejora la productividad
Uno de los objetivos básicos de toda organización es aumentar la productividad de los empleados, y el sistema 5S lo logra de manera efectiva. Poner las cosas en orden desde las etapas iniciales minimiza la cantidad de desorden.
Permite que los empleados se desempeñen de manera eficiente sin sentirse distraídos. Por lo tanto, permitiéndoles mantenerse enfocados y productivos.
Aumenta el nivel de seguridad
El sistema 5S es elevar el nivel de seguridad en el lugar de trabajo, combinando orden y limpieza. Los espacios de trabajo limpios y bien mantenidos reducen la posibilidad de que ocurra un accidente durante las horas de trabajo. Además, les da a los empleados una sensación de seguridad.
Reducción de pérdidas de tiempo
Otra razón para implementar el Sistema 5S es optimizar la gestión de residuos. La adopción de la metodología 5S permite a las organizaciones optimizar sus recursos y evitar el uso indebido. Es muy importante para las organizaciones, ya que esto les ayudará a reducir el costo de las operaciones.
Mayor compromiso y participación de los empleados
Una vez que comienza con la metodología 5S, se vuelve más como parte de la cultura de su empresa. Los empleados aprenden a asumir responsabilidades y comprometerse para mantener libre su lugar de trabajo. Esto ayuda a disminuir el ausentismo de los empleados y aumentar la retención dentro de la empresa.
Conclusión
El sistema 5S de gestión visual mejora la organización y la eficiencia en el lugar de trabajo, incluidos la productividad y satisfacción del personal.
Este sistema consta de cinco pilares: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke te brinda control visual en el lugar de trabajo.
Los empleados de la empresa deben contribuir al sistema realizando tareas rutinarias de limpieza durante sus jornadas laborales.
Así que, haga que 5S forme parte de su cultura y apoye el control de calidad. Construye un compromiso organizacional para que las 5S se conviertan en uno de sus valores organizacionales como un hábito.
Este artículo está escrito por Paritripti que es traductora de español y escritora de contenido en Vantage Circle. Ella es apasionada sobre la lengua española y el espíritu empresarial y quiere viajar por el mundo. Para ponerse en contacto editor@vantagecircle.com
