¿Cómo lograr la productividad de tus empleados de la oficina?

Desde la última década, aumentar la productividad de los empleados ha sido el corazón del éxito organizacional.

A pesar de la afluencia actual de diversas tecnologías en el lugar de trabajo, como inteligencia artificial, automatización, subcontratación y otros sistemas de software, una gran parte sigue siendo gente.

Motivar a tus empleados para aumentar la productividad, puede parecer difícil. La productividad de la fuerza laboral no es tan simple como controlar el tiempo de sus descansos o limitar el tiempo dedicado a las inevitables redes sociales.

En este blog, comprendemos cómo lograr la productividad laboral, cómo medir y calcular la productividad de los empleados y cómo aumentarla.

Productividad Laboral

La productividad laboral o productividad de los empleados es generalmente la capacidad de un empleado para recibir información (instrucciones, requisitos, etc.) y convertirlas en resultados.

Efectivamente, es la medida de cómo los empleados producen insumos y los convierten en productos, en un período de tiempo determinado. Pero los factores que lo influyen son variados y complejos: todo, desde las herramientas que usa la gente hasta cómo tu organización crea un entorno que genera éxito.

Veamos el concepto de productividad de los empleados con algunas preguntas comunes de productividad:

• ¿Cuánto tiempo le toma a alguien hacer un trabajo?
• ¿Lo entienden bien?
• ¿Necesitan intervención o asesoramiento a menudo durante el proceso?

Suma las respuestas a todas estas preguntas y obtendrá una idea de la productividad de un empleado. Sume la productividad de todos tus empleados en la fuerza laboral y obtendrá una idea de la productividad en el lugar de trabajo.

Importancia de la productividad laboral en el trabajo

El propósito de cualquier empresa es tener éxito, y ya hemos establecido que la productividad de los empleados puede hacer o deshacer el éxito de una empresa. Dos factores determinan si los empleados tienen éxito en su trabajo:

1. Productividad: la cantidad de trabajo completado
2. Eficacia: la cantidad de esfuerzo puesto en ese trabajo.

Algunas personas pueden pasar mucho tiempo terminando una pequeña cantidad de trabajo; estas personas son más efectivas que productivas.

Otras personas pueden terminar mucho trabajo en poco tiempo; estas personas son más productivas que efectivas.

Siempre debes aprovechar al máximo tanto su productividad como su eficacia: trate de poner el máximo esfuerzo en su trabajo y termine la mayor cantidad de trabajo posible en el menor tiempo posible.

La alta productividad de los empleados tiene varios beneficios que demuestran su importancia en tu empresa.
Si los empleados son productivos, la empresa-

• se vuelve más rentable
• crece
• satisface la demanda del consumidor
• sigue siendo competitivo

En esencia, la alta productividad de los empleados garantiza el clima laboral de una empresa.

¿Cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo?

No existe una única solución para lograr la máxima productividad de capital humano. Mejorar la productividad requiere la aplicación de una amplia variedad de estrategias probadas y verdaderas, consejos y trucos basados en la investigación.

Dicho esto, la falta de productividad se debe a muchas cosas: desde factores internos, como que los empleados no se sientan apreciados, hasta factores externos, como una oficina ruidosa, y todo lo demás.

Muchas empresas exitosas tienen experiencia de primera mano al abordar este problema y otras empresas pueden beneficiarse de sus experiencias. Echemos un vistazo a las principales estrategias para mejorar la productividad laboral.

1. Enfatiza la calidad sobre la cantidad-

El objetivo no debe estar en la calidad del tiempo dedicado a trabajar, sino en lo que logras durante tu trabajo.

A los gerentes les gusta medir la proactividad laboral al conceptualizar la idea de que todos son un “trabajador ideal”.

Un trabajador ideal llega a la oficina antes que los demás y se va después que los demás.

Pero este no es un punto de referencia adecuado para medir la productividad de los empleados en su conjunto.

En 2014, los investigadores de Stanford descubrieron el fenómeno llamado "precipicio de productividad". El estudio encontró que las personas que dedican 70 horas a la semana no producen más que las que dedican 55 horas a un trabajo similar.

Más horas no siempre dan mejores resultados. En resumen, la calidad del trabajo realizado tiene mayores ganancias de eficiencia que la menor cantidad.

Aquí hay algunas formas a través de las cuales puede fomentar una mejor calidad del trabajo en el lugar de la cantidad:

• Una investigación muestra que una jornada laboral más corta (como una jornada laboral de 6 horas en Suecia) hizo que los empleados se sintieran más sanos, menos estresados y que se enferman menos.
• Ofrezca descansos regulares en el trabajo para que los empleados puedan sentirse recargados a nivel individual.
• Anima a los miembros del equipo a dejar su trabajo en la oficina y no dejar que dificulte su vida personal.

2. Crea un espacio agradable y saludable-

A veces, los factores inseparados pueden tener un mayor impacto en el aumento de la productividad de su fuerza laboral de lo que piensas.

Puede parecer poco probable, pero la decoración de tu oficina tiene (más que un poco) importancia en el aumento de la productividad entre los empleados.

La investigación sugiere que una oficina enriquecida con plantas en macetas puede aumentar la productividad hasta en un 15 por ciento.

Aquí hay algunas formas de diseñar tu oficina para maximizar la productividad laboral:

• Optimizar la iluminación en tu lugar de trabajo es una de las formas más fáciles de mejorar la productividad de los empleados. Asegura que la fatiga visual se reduce al mínimo.
• Utilizar la luz natural durante las horas de trabajo tanto como sea posible.
• Un lugar de trabajo desordenado hace que una persona se sienta mucho más estresada de lo que está. Los entornos de trabajo minimalistas hacen que un lugar de trabajo luzca todo tipo de elegancia y atractivo. También facilita que los empleados terminen su trabajo sin distracciones.
• Los colores del lugar de trabajo juegan un papel importante en la creación de inspiración y motivación entre los empleados que trabajan.
• Asegúrese de que tu lugar de trabajo huela bien y fresco. Los aromas como la menta tienen como objetivo refrescar los sentidos. Mientras tanto, los aromas cítricos son excelentes para desestresar a los empleados ansiosos.

3. Dar reconocimiento frecuente-

Un estudio de 2019 realizado por Deloitte llamado “The Practical Magic of Thank You” descubrió que, en su trabajo diario, los empleados aprecian más un “gracias” verbal y directo.

• No retrase las recompensas ni elogie a los empleados a evaluaciones formales que ocurren solo unas pocas veces al año. Hazlo a menudo.
• Celebrar los éxitos (grandes y pequeños) siempre debe ser una prioridad para los gerentes.
• Dar feedback y reconocimiento consistente también puede facilitar con la ayuda de programas de compromiso y recompensa como Vantage Rewards.

La implementación de un programa de recompensas y reconocimientos fomenta un ambiente de confianza y satisfacción, y los lugares de trabajo que cuentan con una atmósfera positiva basada en el respeto mutuo y la confianza se muestran más productivos y rentables.

4. Optimiza la experiencia del correo electrónico-

Adam Alter, autor de "Irresistible: The Rise of Addictive Technology", explica cómo revisar el correo electrónico durante las horas de trabajo puede cambiar drásticamente su nivel de productividad:

Entonces, en promedio, revisamos nuestros correos electrónicos seis segundos después de que llegan, lo cual es un número asombroso. Ahora es asombroso porque cuando revisa su correo electrónico, le toma alrededor de 25 minutos en promedio volver a la zona de máxima productividad.

Una vez que tus empleados ingresan al flujo continuo de tu correo electrónico entrante, la mitad de la batalla por la productividad de los empleados se pierde.

Y aquí está la cosa: no puedes hacer nada para eliminar tales distracciones.

Después de todo, los correos electrónicos en el lugar de trabajo son similares a la mantequilla de maní y mermelada en un sandwich. No hay uno sin el otro.

Pero lo que puede hacer es tratar de controlar este flujo de correo electrónico de manera que afecte la productividad de la fuerza laboral.

• Fomenta una buena etiqueta de correo electrónico entre los miembros del equipo para obtener mayores ganancias de eficiencia.
• Mantenga las líneas de asunto de los correos electrónicos cortos y describa claramente de qué se trata el correo electrónico.
• En lugar de depender en los correos electrónicos para administrar proyectos (que pueden volverse caóticos y agitados), invierta en un administrador de proyectos o una herramienta de administración de proyectos como Trello. Una herramienta de administración de proyecto hará maravillas para ayudarlo a administrar mejor los proyectos de su organización y, por lo tanto, también ayudará a aumentar la productividad de los empleados.
• Para facilitar la comunicación interna, puede probar buenas herramientas, productos o servicios de colaboración como Skype, Slack, etc.

¿Por qué tener una estrategia de productividad de los empleados?

Si bien creemos mucho en la importancia de tener una estrategia sólida de recursos humanos, a veces, una estrategia de personas o una estrategia de retención de empleados puede también ayudar al aumento de la productividad laboral.

Más bien, asegúrese de que tu estrategia de personal se construya de una manera que fomente la productividad de los empleados, se centre en los valores de la empresa y haga que las personas se sientan apreciadas pero adecuadamente desafiadas.

Conclusión

Una vez que haya comprendido la importancia de la productividad de los empleados para el éxito de tu empresa, deberá implementar los pasos correctos para medir, calcular y, lo que es más importante, aumentar este valioso recurso comercial.

Para hacerlo, deberás prestar la misma atención a lo que es beneficioso para tu empresa y lo que es beneficioso para tus empleados.

Asegúrese de mejorar las condiciones del lugar de trabajo, optimice los correos electrónicos y las reuniones, permita horarios flexibles para los empleados, proporcione una capacitación óptima para los empleados, abstenerse desde microgestionar todo y mejorar la comunicación en la oficina.

Este artículo está escrito por Paritripti que es traductora de español y escritora de contenido en Vantage Circle. Ella es apasionada sobre la lengua española y el espíritu empresarial y quiere viajar por el mundo. Para ponerse en contacto editor@vantagecircle.com