Le guide des professionnels des RH sur l'absentéisme des employés

Diriger une entreprise à l'heure actuelle, c'est comme assembler les pièces d'un puzzle géant. Un puzzle dont les pièces éparpillées ressemblent à votre personnel et à ses aspirations. Et si l'une des pièces manque, l'image entière reste incomplète. Cela dit, la question de l'absentéisme des employés sur le lieu de travail n'est pas différente ici.

En tant que responsable des ressources humaines ou manager, il est courant de trouver un ou deux sièges vides sur votre lieu de travail. Dans la plupart des cas, vous pouvez approuver les demandes de congé de vos employés et leur accorder un peu de temps pour eux. Ou parfois, les employés peuvent partir en congé sans préavis, ce qui est acceptable dans certaines circonstances qui peuvent varier d'une organisation à l'autre.

Cependant, les choses deviennent inhabituelles lorsque ces absences non excusées augmentent. Et cela devient en effet plus alarmant lorsque le même groupe d'employés commence à s'absenter de manière excessive sans raison valable.

Mais avant de commencer par les raisons et les remèdes. Comprenons d'abord ce qu'il en est réellement grâce aux questions et réponses ci-dessous.

Qu'est-ce que l'absentéisme des employés?

L'absentéisme des employés est défini comme l'absence fréquente d'un employé à son travail. Cette absence est souvent classée comme une absence habituelle qui exclut les congés autorisés ou les congés payés.

Il n'est pas facile de se présenter au travail tous les jours. Les entreprises reconnaissent ce fait et, en cas d'urgence ou de problèmes de santé, elles ont des politiques de congé pour les employés. Mais lorsque ces jours de congé sont fréquents, cela devient un problème et c'est l'absentéisme.

L'absentéisme des employés est un problème sérieux. En particulier, ceux qui ne vont pas aux journées de travail et qui arrivent en retard au travail ont un taux d'absentéisme élevé. Un tel comportement entraîne une perte de productivité et une baisse du moral des employés. Pourtant, les entreprises ne parviennent pas à s'attaquer à ce tueur en bas de l'échelle.

Qui en souffre - les employeurs ou les employés ?

Les absences non imprévues affectent à la fois les employeurs et les employés.

Les employeurs se retrouvent souvent en sous-effectif sur le lieu de travail lorsque les employés commencent à multiplier les absences non excusées. Cela accroît les responsabilités des employeurs sous la forme de coûts de main-d'œuvre supplémentaires qu'ils doivent supporter pour compenser la perte de productivité due aux heures de travail manquées des employés absents.

Cela augmente également la charge de travail de la main-d'œuvre restante, ce qui se traduit plus tard par une insatisfaction au travail et d'autres problèmes connexes.

Pour les employés, outre le fait de voir quelques dollars en moins sur leur salaire, ils ont tendance à perdre leur valeur en tant que membres assidus de l'organisation. Et si ces employés continuent à s'absenter de manière imprévue, ils finiront très probablement par perdre leur emploi.

Combien coûte l'absentéisme des employés aux employeurs dans le monde entier?

Selon une publication de Circadian, le coût des absences imprévues s'élève à 3600 $/an pour chaque employé horaire et à environ 2500 $/an pour les employés salariés.

Je suppose que vous avez déjà pris la mesure de la gravité du problème. Mais comment savoir si vous êtes confronté au même problème sur votre lieu de travail ?

Eh bien, il peut y avoir de nombreuses raisons courantes pour lesquelles l'absence d'un employé est totalement justifiée. Il peut s'agir de congés de maladie, d'engagements sociaux, de vacances autorisées ou d'engagements professionnels en dehors du lieu de travail.

Cependant, les choses deviennent suspectes lorsqu'un employé s'absente plusieurs fois pour cause de maladie sur une courte période. Et encore plus s'il s'absente du travail sans prévenir la direction. Cependant, il n'est pas juste de supposer qu'il ou elle veut simplement s'absenter de son travail. C'est là qu'apparaît la nécessité d'un système robuste de gestion des absences des employés.

Vos employés ne sont peut-être pas en faute, mais en fin de compte, il est de votre responsabilité en tant que manager de vérifier avec eux si tout va bien.

L'impact du leadership transformationnel sur l'absentéisme des employés

Chaque organisation a sa propre façon de faire les choses, avec des protocoles précis pour gérer les différentes fonctions et faire face aux crises, ce qui inclut également la question de l'absentéisme des employés.

Des chercheurs britanniques ont découvert que les leaders et les managers transformationnels, qui consacrent du temps et des efforts à connaître personnellement les employés, sont bien équipés pour gérer l'absentéisme des employés.

Les managers transformationnels apportent leur soutien, font preuve d'une éthique de travail irréprochable et d'un comportement qui sert d'exemple aux employés pour qu'ils les suivent.

Lorsque vous connaissez ou essayez de connaître vos employés, vous établissez une bonne relation et une transparence. Cette pratique leur donne un espace pour parler et comprendre directement les employés sur leurs absences. Et quelles sont les mesures à adapter pour réduire l'absentéisme des employés?

Vous ne pouvez certainement pas demander ou mettre en œuvre des politiques en matière d'absentéisme et d'éthique du travail si vous ne suivez pas les règles. Les managers transformationnels visent à transformer la culture et à construire un espace de travail où chaque membre peut s'épanouir ensemble.

C'est pourquoi la solution à l'absentéisme des employés réside souvent dans l'engagement et le moral des employés.

Voyons comment ?

L'engagement des employés

Les employés qui sont désengagés trouvent des moyens de ne pas faire leur travail. Parce qu'ils n'aiment pas le travail, qu'ils se sentient appréciés ou non, il devient difficile de se présenter au travail. Le fait que la satisfaction au travail soit essentielle pour que les travailleurs réussissent et restent engagés est purement psychologique. Pratiquer, entendre et mettre en place une culture de la transparence avec les employés est un excellent moyen de réduire l'absentéisme.

Voici quelques éléments que vous devez garder à l'esprit.

• Donnez à vos employés la liberté de choisir leur propre travail.
• Ne pratiquez pas la microgestion.
• Appréciez leurs efforts et aidez-les à avoir une vue d'ensemble de leur travail.
• Insufflez un sentiment d'appartenance dans leur esprit et leur cœur

En suivant les points mentionnés ci-dessus, vous aurez une équipe engagée et productive.

Vantage Circle est une plateforme qui s'adresse à l'engagement des employés. Elle est très bien notée et propose une variété de fonctionnalités pour aider les entreprises à améliorer l'engagement des employés, notamment des sondages et des évaluations d'engagement, des programmes de reconnaissance et de récompens, des outils de communication et de collaboration et des programmes de bien-être et de développement professionnel.

La moral de l'employé

Par leur travail et leur environnement de travail, les travailleurs recherchent la satisfaction. Lorsque le moral des employés est bas, cela les incite à s'absenter davantage.

Le moral des employés peut alors baisser pour diverses raisons, mais une culture de travail négative en est la cause la plus fréquente. Une culture de travail où les membres de l'équipe ne s'entendent pas ou ne se respectent pas est improductive et malsaine.

Les managers peuvent organiser des activités de renforcement de l'esprit d'équipe ou des déjeuners d'équipe pour permettre aux membres de l'équipe de se réunir et de créer une bonne relation.

Les 8 raisons notables de l'absentéisme des employés

1. Faible engagement des employés

L'engagement des employés est un élément essentiel de la culture d'entreprise du 21e siècle. À court terme, les entreprises suivent cette pratique pour rapprocher les employés de leur lieu de travail. Les employés qui se sentent connectés à leur lieu de travail sont plus susceptibles de mieux performer que les autres. Un engagement faible ou inexistant des employés sur leur lieu de travail est l'une des principales raisons des absences imprévues des employés.

2. Le vol de temps

L'absentéisme ne se traduit pas toujours par une absence d'un jour ou deux sur le lieu de travail. Les employés qui prennent de longues pauses inutiles, qui arrivent en retard et qui partent trop tôt sont aussi des exemples d'absentéisme. Cela soulève également des questions sur le dévouement des employés envers leur travail et donne une mauvaise impression d'eux.

3. Absence d'horaires de travail flexibles

Le travail flexible est devenu une nécessité plutôt qu'un privilège pour les professionnels dans les entreprises. Les employés ont leurs propres engagements sociaux et personnels qu'ils doivent respecter pour bénéficier d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Dans ce cas, l'absence d'un horaire de travail flexible peut amener l'employé à manquer du travail pour s'acquitter de ses responsabilités.

4. L'épuisement professionnel

L'épuisement professionnel est l'une des principales raisons des mauvaises performances affichées par les employés. Il se produit principalement lorsque les employés sont soumis à des conditions de travail rigoureuses et imprévues. La plupart du temps, le problème de l'épuisement professionnel est négligé.

Un bon praticien des RH sait à quel point il est important pour les employés de trouver du temps pour eux afin de se ressourcer. Cependant, dans la plupart des cas, les employés sont surchargés de travail, ce qui ne leur laisse pas de temps pour eux. Et à long terme, cela conduit à la dégradation de leur intérêt pour leur lieu de travail.

5. Toxicomanie

C'est quelque chose qui est largement parlé mais moins discuté. Souvent, les employés succombent à des moyens non éthiques de se ressourcer. Ici, l'un des exemples les plus courants serait l'alcoolisme.

Les employés perdent le fil lorsqu'ils commencent à abuser de substances pour évacuer leur stress. Elle détruit les salariés tant physiquement que mentalement en entravant leurs fonctions motrices et leur capacité de réflexion. Par conséquent, les laissant sans capacité d'exercer leurs fonctions volontairement.

6. Abus d'ancienneté

Lorsque les employés font partie de l'organisation depuis longtemps, ils s'habituent à son fonctionnement. En tant qu'employés seniors, ils ne ressentent souvent pas le besoin d'informer leurs homologues de leur absence. Et cela compte aussi comme une marque d'absentéisme au travail. Par conséquent, en tant qu'employeur, vous devez contrôler ces congés impromptus.

7. Harcèlement au travail

Le harcèlement au travail est un problème majeur auquel sont confrontés les lieux de travail du monde entier. Le harcèlement peut être sous forme verbale ou physique. De tels problèmes nuisent à l'état émotionnel des employés et à leur santé mentale. Cela entraîne également une baisse de l'intérêt des salariés pour leur travail ce qui conduit à l'absentéisme.

8. Les problèmes de santé mentale

Toutes les raisons que j'ai évoquées ci-dessus conduisent finalement à des problèmes de santé mentale. Une bonne santé mentale est l'un des facteurs les plus importants qui aident les employés à faire preuve d'une performance impartiale au travail.

Cependant, avec l'augmentation continue de la charge de travail dans tous les secteurs industriels, avoir une position mentale équilibrée semble être un rêve pour de nombreux employés. Par conséquent, pour échapper aux effets néfastes de ce problème, de nombreux employés ont recours à l'absentéisme au travail pour se trouver un peu de temps pour se ressourcer. Et le plus souvent, ce type de congé se fait sans annonce préalable. Il en résulte un faible taux de présence des employés sur le lieu de travail.

Quels sont les remèdes pour gérer l'absentéisme des employés ?

La gestion de l'absentéisme peut être grandement simplifiée par une politique d'absence bien conçue et efficace au sein de l'organisation, avec l'aide d'outils de gestion des présences.

Ces politiques doivent clairement définir le nombre de congés autorisés, les congés payés, les personnes à contacter pour obtenir des congés et les répercussions des absences illicites.

Voici les 8 façons de réduire l'absentéisme:

1. Enquêtes sur le lieu de travail et opinions des employés

Les enquêtes et les avis sont très importants pour résoudre les problèmes. En fait, c'est la première chose à faire avant de se diriger vers une solution. Savoir comment vos employés pensent et ressentent au lieu de travail vous permettra de mieux comprendre les raisons de l'absentéisme.

Un conseil lors de la réalisation de ces enquêtes serait de poser des questions qui, selon vous, seraient liées au problème, comme:

• Moyens de transports quotidiens.
• Les problèmes auxquels ils sont confrontés sur le lieu de travail.
• L'horaire de travail.
• Les problèmes personnels ou les personnes âgées dont ils doivent s'occuper à la maison.
• Tout médicament ou problème de santé en cours.
• La satisfaction au travail, etc.

Ou supposez que le problème de l'absentéisme ne concerne qu'un petit groupe d'employés. Dans ce cas, vous pouvez les approcher personnellement lors de réunions individuelles.

2. Horaire de travail flexible

L'adoption d'un horaire de travail flexible est une nécessité pour tout lieu de travail moderne. De tels arrangements permettent aux employés de rester connectés à leur travail. Dans le même temps, ils leur permettent également de garder un contrôle sur leurs engagements personnels. Et il est indéniable que les employés qui bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée surpassent les autres par leurs performances.

Il est indéniable que les employés qui bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée surpassent les autres par leurs performances. Les employeurs devraient donc prendre des mesures adéquates pour garantir cet équilibre sur leur lieu de travail.

3. Cellules de réclamation

Comme je l'ai dit précédemment, les raisons de l'absentéisme des employés peuvent être graves et inhabituelles. Chaque lieu de travail devrait constituer une cellule de réclamation ou confier à quelqu'un le soin de surveiller la discipline sur le lieu de travail. Cela devient très important pour traiter les problèmes liés à l’agression et au harcèlement sur le lieu de travail.

La présence d'un tel organisme sur le lieu de travail aiderait les employés à sortir de leurs stigmatization et à parler ouvertement de leurs problèmes. Cela renforcera leur confiance et découragera leur absence du travail.

4. Programmes d'engagement des employés

Les programmes d'engagement des employés aident les entreprises à garder leurs employés attachés à leur lieu de travail. Ces programmes élèvent le niveau des opérations sur le lieu de travail en comblant l’écart entre les employés et leurs employeurs. Ils permettent également aux employés de se sentir privilégiés de faire partie du lieu de travail grâce à diverses activités et avantages.

Les activités d'engagement des employés peuvent être improvisées en fonction des besoins du lieu de travail et de la taille de l'effectif. Reconnaître les efforts des employés et les apprécier est également un moyen viable de réduire l'absentéisme sur le lieu de travail.

5. Programmes de bien-être des employés

L'augmentation rapide de la charge de travail des employés ces jours-ci a rendu presque impossible pour eux de s'accorder du temps pour eux-mêmes. Et à long terme, cela conduit les employés vers de nombreux problèmes de santé, ce qui affecte leur présence au travail.

Cependant, les programmes de bien-être des employés peuvent vous aider à résoudre ce problème. Ces programmes de bien-être sont principalement conçus pour s'adapter à l'horaire de travail régulier des employés. Et avec la technologie cloud d'aujourd'hui, l'exécution de tels programmes de bien-être d'entreprise est devenue beaucoup plus accessible que jamais.

La mise en œuvre de tels programmes sur votre lieu de travail encouragera les employés à rester en forme et en bonne santé. Ce qui, en fin de compte, améliore leur santé et leur présence sur le lieu de travail.

6. Récompenses et incitations

Il est nécessaire de récompenser et d'encourager l'employé ayant un bon taux de présence pour motiver le reste du personnel. Cela permet de remonter le moral des employés lorsqu'ils réalisent que leur présence sur le lieu de travail est très appréciée.

Vous pouvez choisir de récompenser vos employés avec la meilleure assiduité chaque mois. Cela motivera davantage les employés à venir travailler et à rester engagés.

7. Entretien de retour au travail

Les employés ont besoin de congés de longue durée en cas de maladie prolongée, de maternité ou de deuil. Ces congés peuvent parfois provoquer un changement de comportement, entraînant une baisse d'intérêt pour ses responsabilités. L'entretien de retour au travail permet d'analyser si l'employé est apte à reprendre ses fonctions. Sur la base de cette analyse, l'employeur peut prendre les mesures appropriées pour aider l'employé à se remettre en route.

Vous pouvez également organiser une séance d'orientation en même temps que l'entretien pour aider les employés à se remettre dans l'ambiance du travail.

8. Rémunération appropriée

La plupart du temps, les employés se lancent dans des activités parallèles pour compenser leur faible rémunération. Même si cela peut être difficile à accepter pour les employeurs, c'est la vérité. Lorsqu'ils sont engagés dans de telles activités, ils ne se soucient pas beaucoup de leur présence au travail. Et au fil du temps, cela se transforme en absentéisme.

Par conséquent, offrir aux employés une rémunération adéquate pour leur travail est également un facteur essentiel pour les maintenir accrochés à leur lieu de travail.

En conclusion

Les "employés" sont aussi des humains, ils tombent malades, ont besoin de temps pour se reposer et de moments à passer avec leurs proches. Il serait faux de dire qu'un employé sera présent au travail tout le temps si tout est bien réglé sur le lieu de travail. Cependant, il est très important de bien faire les choses et de s'assurer que les employés sont engagés dans un environnement de travail sain.

L'atténuation de l'absentéisme des employés est un processus à long terme, même avec les bonnes politiques. Les employeurs doivent faire des efforts de soutenir leurs employés et leurs aspirations sur le lieu de travail. Si toutes les mesures nécessaires sont prises au bon moment, l'employé et l'employeur en bénéficieront tous deux.

Ainsi, la prochaine fois que vous constaterez que vos employés sont souvent absents du travail, vous saurez comment y faire face maintenant.

Cet article est rédigé par Krishen Cotta, rédactrice de contenu et traductrice en français chez Vantage Circle. Krishen est une fervente amoureuse des langues et aime les utiliser de manière plus idiosyncrasique pour transmettre des idées. Elle nourrit sa créativité en s'intéressant de plus près à l'art et à l'illustration. Pour toute question, contactez editor@vantagecircle.com