9 Conseils pour Mener des Réunions Professionnelles Productives

Les réunions d'affaires représentent des éléments cruciaux au sein d'une organisation. Elles jouent un rôle essentiel en vous permettant de suivre de près les processus et les activités de l'entreprise, en vue d'atteindre ses objectifs. Ces réunions vous tiennent à jour, offrent un espace pour discuter des idées, résoudre des problèmes, de participer aux décisions prises collectivement, et participent également à la consolidation de l'esprit d'équipe.

Quelle que soit la taille de votre organisation, les réunions d'affaires demeurent indispensables pour évaluer les progrès et atteindre les objectifs visés. Étant donné que ni la direction ni les employés ne peuvent se soustraire à ces réunions, la meilleure approche consiste à établir un équilibre et à mener des réunions productives qui soient profitables à toutes les parties concernées.

Quelques statistiques choquantes et intrigantes sur les réunions d’affaires

Tiré par

• Plus de 37 milliards de dollars sont consacrés à des réunions improductives.
• Chaque jour, il y a 25 millions de réunions aux États-Unis.
• Collectivement, 15 % du temps de l’organisation est consacré aux réunions.

Tiré par

• Les employés consacrent 37 % de leur temps aux réunions.
• Les gestionnaires assistent à plus de 60 réunions par mois.
• Au cours d’une séance, 39 % des participants à la réunion ont admis s’être assoupis.
• Selon un rapport estimé, 25 à 50% du temps de réunion est perdu.

Voici les 9 conseils pour mener des réunions d’affaires productives et efficaces

1. Avoir un but clair

Avant de commencer votre réunion d’affaires, la première chose que vous devriez commencer par est le but.

Avoir un but clair et pourquoi vous voulez mener la réunion en premier lieu. Cela vous donnera une perspective claire et vous aidera dans vos délibérations.

Quel est votre but? Que vous souhaitiez partager de l’information avec une équipe, discuter de nouveaux produits et idées ou discuter d’un problème, assurez-vous d’être clair avec votre but.

2. Établir un plan de réunion ou un ordre du jour

Saviez-vous que le fait d’avoir un ordre du jour détaillé peut réduire le temps de réunion jusqu’à 80%?

Une fois que vous êtes clair avec l’objectif, vous pouvez créer un programme pour y parvenir. Énumérez les sujets dont vous voulez discuter et attribuez une durée spécifique à chaque sujet, respectivement. Envoyez l’horaire aux participants à l’avance pour avoir une idée claire de la conférence et vous y préparer. Cela vous fera gagner du temps et aidera les participants à s’y préparer.

3. Établir le ton et l’atmosphère appropriés

Pour tout gestionnaire ou chef d’entreprise, il est essentiel de donner le bon ton à la réunion. Vous décidez comment vous voulez que vos réunions d’affaires soient. Elle pourrait être formelle ou informelle. Créez une atmosphère de respect mutuel. Écoutez activement les participants et respectez leurs points de vue et leurs idées.

Changer l’atmosphère si cela semble essentiel. Souvent, les réunions sont formelles et fastidieuses. Vous pouvez, par conséquent, avoir une réunion à thème ou aller à l’extérieur pour alléger l’atmosphère.

4. Commencez et terminez votre réunion à temps

Les employés ne sont généralement pas très enthousiastes à l’égard des réunions d’affaires. Si vous ne commencez pas et ne terminez pas votre session à temps, la situation empire. Faites des efforts supplémentaires pour commencer et terminer votre réunion à temps.

Ne tenez pas votre réunion si l’un de vos participants ne parvient pas à atteindre à temps. De cette façon, vous favoriseriez la ponctualité et la sincérité dans votre milieu de travail.

5. Permettre à tous de participer

La réunion est un processus de collaboration. Encouragez tout le monde à participer et à partager des idées et des points de vue. Respectez les commentaires et les points de vue de chacun. Encourager la communication et écouter tout le monde créerait une culture de respect et de compréhension. Permettre à tous de participer et d’ajouter de la valeur à la résolution de problèmes ou à la prise de décisions collectives.

6. Amusez-vous

Personne ne veut assister à une réunion d’affaires ennuyeuse. Pimenter les choses et apporter de l’humour à l’atmosphère. Encouragez les participants à communiquer entre eux. Puisque les réunions peuvent être agitées et fatigantes, garder une atmosphère légère garderait vos employés engagés. Les discussions d’entreprise ne doivent pas toujours être prises au sérieux. Il peut également être fait d’une manière plus amusante et ludique pour garder vos participants engagés.

7. Gardez l’esprit ouvert

Ne vous éloignez pas de l’idée ou du but de votre réunion. Tenez-vous-en à votre ordre du jour. Mais n’oubliez pas d’encourager les nouvelles idées et approches de vos participants.

8. Prévoir du temps pour les questions

Les questions éveillent les gens. Elles suscitent de nouvelles idées. Elles montrent aux gens de nouveaux endroits, de nouvelles façons de faire les choses. -Michael Marquardt

Soyez accessible et posez des questions. Cela permettrait à tout le monde de participer et de donner un feedback ouvert. Le questionnement ouvre la porte à la créativité et fournit un résultat plus précis et la compréhension des sujets discutés. Il encourage la discussion, suscite l’intérêt, maintient l’apprentissage et aide à résumer les points importants

9. Suivi, mesures et évaluation

Passer en revue les mesures et les ententes convenues et déléguer des tâches précises aux membres de l’équipe. Fixer des délais particuliers pour l’exécution des tâches données. L’une des situations les plus décourageantes après une réunion d’affaires est le manque de suivi structuré. Souvent, les meilleures idées générées lors de la réunion ne se réalisent jamais. Par conséquent, il est impératif d’avoir un bon suivi après la réunion pour qu’elle réussisse.

Évaluer et recueillir les commentaires sur la façon dont la réunion est reçue. Examiner régulièrement si la séance atteint son but. Supposons qu’il n’ait pas de discussions ouvertes pour prendre des mesures immédiates.

Enfin!

Les réunions d’affaires efficaces sont celles qui vous maintiennent engagé, vous fournissent les informations correctes, et vous donnent une orientation pour atteindre vos buts et objectifs. J’espère que les conseils mentionnés ci-dessus vous aideront à y parvenir et à rendre vos réunions d’affaires plus productives et fructueuses.

Commentez ci-dessous si vous avez d’autres conseils pratiques ou si vous souhaitez en discuter.